酒店大型会议接待方案

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酒店大型会议接待方案

会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及详细事务的文案,属于会议专题筹划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。下面是酒店大型会议接待方案,欢迎参考借鉴! 一、会前

1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需效劳工程。 2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。

3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

4、确定方案,签订合同,预付定金。 二、会中

1、会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等效劳。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

3、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。 5、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)确实认。 6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点确实认。


8、会议效劳:会议代表合影留念、为代表提供文秘效劳及相关效劳。 三、会后

1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进展核对并结帐。

2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议完毕前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 一、会前准备工作

1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。

2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定本卷须知。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6、会场布置、会场布置要充分表达会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。

(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。

(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。

(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。


(5)摆放适宜花卉。

7、后期效劳工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、平安保卫等做出细致安排。

8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进展会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与效劳工作

1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。

3、落实主席台领导、发言人是否到齐。

4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。

5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭 ,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。

6、做好会议纪录,写好会议简报。 7、组织照相。

8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作

1、会议完毕后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。




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