浅谈电子档案管理在大学档案管理中的应用

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浅谈电子档案管理在大学档案管理中的应用

作者:杨伟

来源:《美与时代·城市版》2014年第01

>摘要:

在网络信息化盛行的时代,电子档案被广泛应用于各个大学的档案管理工作之中,不仅如此,电子档案在社会各个单位发展之中的应用也十分频繁,其具有快捷,便利的优势。由此可见,电子档案在社会各个领域的发展过程中具有十分重要的作用和不容忽视的地位。 一、大学档案管理工作的基本状况 及过程中出现的部分问题 (一)档案管理工作内容过多

根据部分大学院校内部档案管理工作现状进行调查、分析显示:大学院校内的档案数据每年都会发生一定的变化,例如,迁出或者录入等类似的现象。由于档案变动的数量较多,加上档案本身特有的区域性质,想要对其进行更好的保护、保存必须投入更多的人力,同时还要加大物力的投入。

(二)信息技术亟需发展

基于大学内部电子档案管理工作而言,其信息化程度有待进一步提高。电子档案信息化技术管理本身具有快捷,便利,效率高等优势,可以理解为是电子档案管理中最重要的一种有利方法。但目前大部分院校内仍旧采用传统的纸张档案,一定程度上阻碍了电子档案进步的脚步。

(三)管理工作操作不合理

据对大部分院校档案管理工作状况调查发现,其档案管理工作的实际操作程度不够合理。加上不同大学内部的不同状况,导致其在内部制度上具有很大的差别,从而造成不同大学之间的档案管理工作无法达到一致的状况,或者相互抵触的情况等,不管出现怎样的负面状况,都将严重影响本校内的档案管理工作。 (四)传输不方便

众所周知,大学院校内部每年都会出现入学、退学、转学等现象,显而易见,大学院校内部的流动性较大。从而无论是以上那种状况出现,均会造成档案传输困难的严重状况出现,不利于进行档案管理工作的有效进行。 二、大学电子档案管理的基本状况


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大学电子档案管理工作于网络信息化技术是紧密相连、不可分割的。也就是说,电子档案管理的最高点就是将传统的管理方法逐渐向电子化转变,或者是将其管理程度降低到一定程度等,与此同时,还能够较好的进行档案归档的工作(资料、文献收集和保存等),一定程度上,确保人们在降低劳动力和物力的前提下,把档案管理工作最大最优,使得人力资源得到更好的运用。电子档案管理工作不仅能够充分运用网络科学技术,同时还能够保证传统档案管理的精髓和本质。举个简单的例子,电子档案可以利用硬盘和U盘等进行传入,不仅快捷、方便,还能够增强档案管理的寿命与稳定性等。

大学电子档案管理的不足大体上可以归结为以下几个方面:①电子档案数据的完整性。传统的纸张档案管理缺乏完整性,在管理过程中容易出现笔误现象,不过其造成的影响并不是很大,能够对于过程中出现的问题进行及时补救。另一方面,电子档案本身与传统的档案管理比较之下就表现的十分复杂,因此,在传输过程中一旦出现错误将会致使其保存的信息全部丢失,甚至被损坏等。②电子档案安全性偏弱。电子档案一旦被丢失,后果的严重性不可想象。传输时具有被修改和损害的状况,由此可见,其安全性十分重要,不容我们忽视。 三、大学档案管理中电子档案管理的应用

进一步加强电子档案网络安全。有上述内容所知,大学电子档案在网络上进行传输时具有一定的危险性,这也是当前人们十分重视及有待解决的一个问题。电子档案存储设备必须进一步加强,例如,对其储存设备进行及时检查和定期清理,并设立特定的网络去安全性监督人员,设置特定的身份验证(验证码、身份证以及数字签名等的多种方法)。

逐渐完善管理制度和规范操作的流程。大学电子档案管理过程中,必须高度重视档案管理工作人员自身的综合素质、职业道德以及网络安全性操作相关知识等众多问题,并定期对其进行专业化培训,以此增强工作人员的综合管理技能和防范能力等。除此之外,还必须加强电子档案管理工作人员的实际操作能力,督促他们加强锻炼,并掌握操作技巧,从而在进行管理工作进行时能够熟练进行,不仅能够有效地节约时间,同时还有效地提高了工作的效率等。此外,还必须基于根据实际状况的出发点进一步完善内部管理制度。

积极优化档案管理工作人员的服务方法。大学院校档案管理工作人员应该全面了解内部信息,及时发现和挖掘内部信息资源,并对其进行相应的加工、处理,使得其与多媒体、电子化以及光盘的制作等多种技术等相融合。此外,及时储存电子信息,为大家实际操作奠定基础条件。除此之外,档案管理工作人员还必须坚持为人民服务的基本观念为广大学者提供微笑服务。更重要的一点是设置先进的网络服务体系,为电子档案提供在线咨询等服务。 结束语:综上所述,在网络不断发展的环境下,加强电子档案管理是各个大学内部不容忽视的一个重要问题。因此,必须电子档案信息化进行不断调查、研究、分析和总结,并在现有基础之上进行创新,适当地优化电子档案、完善制度、规范操作流程等一系列工作,以此确保大学电子档案管理的完整性、安全性等。


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【参考文献】

[1]教育.2008年全国教育事业发展统计公报.20090717

[2]杨小华,唐日梅等.关于高校人事档案管理工作的几点认识[J].沈阳建筑大学学报,20061

[3]韩蔚清.浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊[J].开封教育学院学报.200901 【作者单位:河南化工职业学院】


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