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电子档案管理和传统档案管理对比分析 荀丽娟 摘要：随着计算机技术的广泛应用，信息科技水平的日益提高，管理工作的质量和效率也获得了明显的提升。电子档案管理这一方式的应用，有效避免和解决了传统档案管理中存在的一些问题，管理效率明显提高。但是由此而带来的网络安全等问题，也同样不容忽视。在档案管理发展的进程中，科学合理地提高档案管理水平十分重要，因此应充分了解电子档案管理和传统档案管理的特点，分析两种管理方式的优点和缺点。文章对此进行了深入细致的分析和探讨，以期为相关人士提供一定的参考和借鉴。 关键词：传统档案管理；电子档案管理；对比分析 当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现代发展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。 一、 纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势 就目前档案管理工作来看，在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题：一是管理工作人员办理程序不规范，技术能力单一，在实践中不能较好的发 挥开拓与创新意识，致使许多档案流失和保存不完整；二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象，纸质档案受时代发展的影响，规模越来越小，电子档案则在信 息技术的支持下涉及的领域越来越广，交叉和融合性发挥越来越好。 二、 纸质档案与电子档案简介及特征 纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的，也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件，依赖计算机的软硬件及数据库等，并存储在磁带、磁盘或光盘上，时刻记录着人们的真实活动。 纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点，是电子档案所不能具备和替代的，但同时又 有许多弊端。 三、电子档案管理同传统档案管理的比较 电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。 （一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。 （二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。 （三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。 （四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。 四、电子档案管理的利与弊 4.1 电子档案管理的优点 4.1.1 电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展 无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上降低了纸质文件的使用数量。制造纸张的原材料是树木，档案管理所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木砍伐的状况，保护森林资源。此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需求也必然有所降低。 4.1.2 电子档案管理提高了传统档案管理的效率 档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。 4.2 电子档案管理的弊端 信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前，云技术是一种较为常用和有效的保护方式。 电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。 黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。 虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。 五、结束语 总之，电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，但是，在现阶段或未来很长一段时间内，电子档案管理还不能完全替代传统档案管理，我们必须不断分析电子档案管理与传统档案管理的利弊，取其精华，去其糟粕，为未来的档案管理事业做出贡献。 参考文献 [1]谢传奇.电子档案管理和传统档案管理利弊分析[J].黑龙江科技信息，2017，（08）：156. [2]秦立新.传统档案管理与电子档案管理的利弊分析[J].办公室业务，2016，（03）：139. [3]石婷婷.电子档案管理和传统档案管理利与弊的对比分析[J].东方企业文化，2015，（13）：49. [4]齐琳.试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系[J].企业文化（中旬刊），2014（9）. [5]易朝晖.传统档案与电子档案并存的理念探讨[J].湖北广播电视大学学报，2014（9）. [6]郭胜溶.传统档案与电子档案优劣对比分析[J].兰台世界，2015（35）. 本文来源：https://www.dywdw.cn/92863aa7a56e58fafab069dc5022aaea988f4166.html
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2022-04-19
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