简说电子档案管理

2022-04-28 10:42:17   第一文档网     [ 字体: ] [ 阅读: ] [ 文档下载 ]
说明:文章内容仅供预览,部分内容可能不全。下载后的文档,内容与下面显示的完全一致。下载之前请确认下面内容是否您想要的,是否完整无缺。下载word有问题请添加QQ:admin处理,感谢您的支持与谅解。点击这里给我发消息

#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《简说电子档案管理》,欢迎阅读!
档案管理,电子,简说

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

简说电子档案管理

作者:邵景辉

来源:《档案管理》2013年第02

由于电子档案具有信息的非人工识读性、存储的高密度性、与载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性、系统依赖性等特点,在管理活动中,除严格相关规定外,还应遵循以下原则:

1 完整性原则。一方面,电子文件的制作是由各部门或个人独立完成的,其分布分散化。另一方面,电子文件信息不是固定在特定的物理位置上,文件实体的概念不再存在。这种分散化和非实体化特征,使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观。因此,在电子档案管理的各个环节,要采取相应措施,确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上的信息要完整,与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档。

2 可读性原则。计算机技术的迅速发展,造成了硬件、软件的不断更新换代,新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的死文件。因此,在电子档案管理中,要特别注意确保其可读性。例如,在收集范围中,除反映机关工作活动的记录外,还必须包括这些记录的支持软件;在收集要求中,除了对信息内容方面的要求外,还包括对信息格式方面的要求等。

3 可靠性原则。可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并不留痕迹,文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因,人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑,这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制定必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要把住收集关,确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。

目前,我国电子档案管理还处于起步阶段,在实际工作中,除遵循以上原则外,还应注意处理好以下几方面问题:

一是集中统一管理问题。由于办公自动化的普及,大部分电子文件没有归档,处于分散保存状态。从档案工作发展看,各机关单位应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档。档案管理部门也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境,建立统一的管理系统,制定相关的管理制度和措施,对电子档案实行统一管理。需要说明的是,在现阶段,并不完全强求形式划一,可采取与本单位情况相适应的管理形式。暂不具备集中保管条件的,可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法及执行标准作出规定,并定期进行监督检查,待条件具备时再实行集中保管。


本文来源:https://www.dywdw.cn/9ba6e9399f3143323968011ca300a6c30d22f1f6.html

相关推荐
推荐阅读