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浅论商务礼仪在职场中的重要性 ——以电子邮件礼仪为例 1． 引言 当今是信息高度化、人员高效化的社会，信息对于商务人员来说是资源、财富甚至是生命。由于人们对于信息的重视从而衍生出来了多种多样的现代通讯工具。人们通过一定的信息设备将文字、符号、表格、图片等信息进行传递，从而达到通信的目的。电子邮件因为安全保密、节省时间、不受篇幅限制、清晰度极高以及大大降低通讯费用等优点而广为商务人士作为通信的主要工具。无论是初入职场的新手还是职场中的老人都需要了解邮件礼仪。因为电子邮件礼仪体现了一个人的个人修养。电子邮件礼仪的内容很多且细碎，本文主要介绍其中重要的几点。 2.电子邮件礼仪 电子邮件是依托互联网像交往对象发出的一种电子信件，也称为电子函件或者电子信函。电子邮件礼仪是指为表达对交往对象的尊重，从而采取一定、约定俗称的程序和方式来进行电子邮件的收发过程。 2.1写好电子邮件在职场中的重要性 电子邮件是信件的代替品，属于重要的文档。在电子邮件的内容上要认真撰写，与写信的内容和格式相同，需要称呼和敬语。对电子邮件进行精心的构思是对自己和对方的尊重。 据网站监控公司Pingdom收集的2010年互联网统计数据显示，在2010年全球总共有18.8亿个电子邮件用户，全球总共发送107万亿件，相当于平均每天有2940亿封邮件被发送，其中有89%的电子邮件是垃圾邮件，真正有用的电子邮件数量每天也有320亿封。截止至2016年3月8日，子邮件之父和@符号的发明者雷·汤姆林森去世时，全球每天发送出去的邮件有 1990 亿封，至少有 10 亿用户在使用电子邮件。从这些数据我们可以了解到，职场中的人士每天接收的电子邮件数目较多，而且收到的垃圾邮件也不在少数，所以商务电子邮件的主题要明确，语言要流畅，内容要简洁。主题明确使得收件人可以一目了然，从而达到心中有数，避免当成垃圾邮件处理了，而造成了公司损失。语言流畅和简洁是为了使收件人能过更好的了解电子邮件的内容以及节省时间，毕竟对于职场中的商务人士来说，时间是很宝贵的，选择电子邮件也是因为其节省时间、清晰度极高等优点。如果发件人在内容上的书写上不认真或者不懂电子邮件的书写规范，那么电子邮件就丧失了其作为职场中主要的通信工具的作用。 根据《合同法》第十一条，书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。《电子签名法》第七条 数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。说明电子邮件在一定程度上可以作为法律上的证据。电子邮件是展示责任、维护权益，作为意见不合时和争端解决的依据。大部分公司已经将电子邮件作为判断是非对错的直接证据。所以发件人在电子邮件内容书写规范上和书写的内容要注意。 2.2管理好电子邮件在职场中的重要性 管理电子邮箱主要包括这几个方面： （1）不要滥用电子邮件，不能因为自己的无聊从而发电子邮件和别人闲聊，或者在“网上征友”，最终可影响到自己的正常工作。以2004年的一则电子邮件征友事件为例，65个人通过email联系“征友”的发布者，而发布者9M的邮箱因为来信人转载一篇带附件的信而爆过两次，部分信件无法发出。且发布者由于时间和精力限制，最后结束了这个活动，在整个过程中发布者处于疲累状态。发布征友信息容易造成隐私信息的泄露。无聊时发布电子邮件对人对己都是不利的。 （2）在邮件附件部分不要使用最新高级版本，因为商务交往中每个人使用的电脑配置不同，收件人可能电脑中没有最新版本的软件，从而不能查看电子邮件的内容，可能导致重要信息的措施。同样关注编码（我国内陆和台港澳地区以及世界上其他国家的华人目前使用着互不相同的中文编码系统）。不使用过多修饰的电子邮件软件，均是为了方便收件人查看内容。 （3）“48小时原则”：在互联网用户中通行的“48小时原则”是指，收件人收到电子邮件后需要在48小时内回复，当遇到某种原因无法立即回复时，也要回邮表示已收到，并告诉对方预定回信的时间。这个可以通过设置电子邮件自动回复功能来实现。及时回复邮件体现了一个人的修养。 （4）注意区分私人邮件和公司邮件，既不要公邮私用，也不要私邮公用。当处在职场中的人，公私不分时，很容易出现问题。比如私邮公用的著名案例，2016年的希拉里邮箱门事件，希拉里使用私人邮件来处理政府公务。当时正值美国总统大选时期，希拉里违规操作，公私不分导致其在选民心中的形象下跌，最后无缘总统之位。虽然这是政治上的案例，但是给我们的警示是要公私分明，不要以1 为做过的事没有人知道，只要做了，就会留有痕迹。 3．小结 现在及时通讯软件越来越多，比如钉钉，微信等，但是电子邮件也存在着它的使用价值。比如电子邮件是用于跨部门联系的统一语言；当遇到难以用简单的口头来表达说明清楚的事项时，可以使用电子邮件来阐述；在正式工作报告，日常请示和审批上，大多数公司还是使用电子邮件来进行的；电子邮件还可以作为工作项目的历史档案，沟通结果的存档。在展示责任、维护权益，意见不合和争端解决方面，电子邮件的内容可以作为依据。在商务交往中，如何使用电子邮件，注意电子邮件的使用礼仪可以获得较好的人际交往关系，因为电子邮件礼仪体现了一个人的修养和素质。电子邮件使用礼仪的具体内容千千万万，但职场人士通过礼仪来体现对别人的尊重。对于商务人士来说，最好的尊重就是替对方节省时间。所以在电子邮件内容上的书写和电子邮件的管理上就显得尤为重要。职场上的电子邮件礼仪对处于职场中的人来说可以称之为通用的潜规则。 参考文献： [1]金正昆,商务礼仪教程[M].北京:中国人民大学出版社,2016：185-194 [2]巴合提努尔.尔斯别克.浅析商务礼仪的重要性及其提升途径[J].商业研究,2016:10-11 [3]王业.职场礼仪知多少[J].成才与就业,2014:72-73 [4]何小平.从商务电子邮件看“人际”交流[J].商场现代化,2006（28）:92-93 [5]段成静.E-mai礼仪[J].康定民族师范高等专科学校学报,2005（3）:30-31+44 2 本文来源：https://www.dywdw.cn/0389473d03768e9951e79b89680203d8ce2f6a83.html
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2022-04-13
