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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 加强档案管理的安全保密及信息化档案管理 作者：穆莉静 来源：《科学与财富》2018年第27期 摘要：随着电子信息时代的到来，信息更新的速度不断加快，要求在档案管理工作中，不断加强档案信息化建设。电子档案的出现，打破了传统纸质档案厚重、不便存档与利用的僵局，推动档案建设信息化发展。随着人们对电子档案逐渐认可，其应用也越来越广泛，加强档案信息化建设已成为发展的必然趋势。不论是传统纸质档案还是电子档案，安全保密问题都是非常重要的。本文着重探讨如何加强档案管理的安全保密及信息化档案管理。本文以档案管理为切入点，分析加强档案安保保密管理的重要性及加强措施，对信息化档案管理进行简答的介绍，切实探讨网络时代背景下如何加强档案管理信息化建设。 关键词：档案管理；安全保密；信息化；加强措施 计算机和网络技术的应用，为档案信息的利用提供了极大的方便，广大公众用户查阅自己所需的档案信息时，可通过网络终端实现，将成倍地提高档案利用率，网络化为档案工作的发展提供了巨大的空间，应用计算机网络技术使档案的服务功能得到明显提高。当然，在此进程中也会遇到许多信息安全问题，会给档案管理带来许多新的变化。 1档案管理的安全保密及信息化档案管理的作用 档案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技术、计算机技术以及网络技术，其主要是以档案资源为主要对象，以管理档案的有关理论为指导，依托档案工作，结合国家档案管理以及信息部门的相关要求，而展开的收集、整理、开发、保管以及利用档案的工作。目前，档案管理安全保密信息化是其主要的发展趋势，同时也是保障社会文明进步的重要前提。在我国的档案管理史中，最重要的环节就是档案管理安全保密工作。所以档案管理业发展实现可持续的基本保障就是档案管理安全保密工作，而信息化档案管理对于其安全保密工作具有十分重要的作用和意义。 2档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题 2.1管理软件缺乏统一标准，安全性能差 对于整个档案管理来说，其自身具有工作量大、工作分散性以及复杂性的特点，为了对其进行有效的管理，一般都会进行管理软件的应用，但是目前对于档案管理软件并没有一个统一的标准。在管理软件的开发上面，并没有以国家为主导的，标准化的软件出台，基本都是自主研发的一些管理软件，不仅不符合国家设计标准，功能单一，而且软件的一些筛选计算功能低下，数据库容量小以及共享性差，防火墙存在缺陷，抗病毒能力差，软件性能差等，都会给档龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 案管理带来极大的信息泄露风险。这给档案的管理带来了许多的困难，严重的阻碍了档案管理的发展进程。 2.2信息化档案管理理念缺乏 目前在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面临的重要问题。同时管理技术落后、管理模式陈旧，未能顺应时代发展，采用先进的信息技术以及网络技术管理档案，也是其面临的重要问题。目前，国内各大行业，如销售、设计、餐饮，甚至是快递行业，都逐渐应用到了信息化技术，但是在档案管理领域中，信息化发展则非常缓慢。在开展档案管理工作的过程中，信息化档案管理未能获得良好推进，则需要相关工作人员坚持不懈地进行建设，且要采取有效的措施不断地解决信息化档案管理过程中面临的各种问题。 2.3档案工作人员的技术水平不足，操作不合规 随着档案管理的发展，对于档案管理人员的综合素质也有了新的要求，但是就目前档案管理人员的情况来看，综合素质偏低，在管理水平上比较欠缺，在档案管理上束手束脚，技术应用方面也存在较大的局限性，管理水平和档案业务精通的综合性复合人才更是少之又少。由于档案工作人员的技术水平局限性，在当前的网络环境下，无法使用当前的网络技术来进行档案的管理工作，使档案管理的效率大打折扣，也无法使当前的管理技术得到进步。 3档案管理的安全保密及信息化档案管理的策略 3.1增强管理人员的专业素质 针对档案管理的安全保密及信息化档案管理中存在的问题，首先相关部门需要采取一定的措施，不断增强管理人员的综合素质以及专业素质，即组织其进行定期的管理技术教育和培训，不断增强其档案管理责任意识，使管理人员能够形成一个具有严明纪律的工作队伍，从而为档案管理提供更好的管理服务。而在对管理人员开展教育培训的过程中，需要不断增强其档案管理安全保密意识，并对信息化档案管理加强建设，同时根据我国档案管理的相关规定，制定出严格的档案管理安全保密制度，并对安全保密人员加强实践和教育，从而增强其应用水平，以便达到信息化档案管理的基本要求。 3.2树立信息化档案管理意识 在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，档案管理机构、工作人员以及相关机构需要对该项工作的发展前景进行明确，并且要对档案管理工作的具体性质进行正确的认识和解读，特别是针对档案管理的安全保密工作，必须对管理人员加强安全保密意识的培养，避免不法分子通过各种途径对档案信息进行非法窃取，从而避免给社会带来严重的经济损失。同时在加快建设信息化档案管理的过程中，还需要科学地规划档案信息管理工作，增强档案信息管理的安全性，避免档案信息丧失其应有的价值。例如企业在对档案信息管理进行推进的过程中，不能对信息技术人才进行大量的招揽，同时也不能招揽一些不具备档案信息管理经验和技术的龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 人才，因为这些人才往往缺乏相应的档案管理素质，而已经招揽的人才，则必须对其进行集中培训和教育，不断增强其信息化档案管理的意识，增强其档案管理安全保密意识。 3.3进行信息化档案管理的有效方式 随着档案信息化的深入发展，高新技术逐渐渗透进档案信息的管理工作中，资源信息安全问题面临着严峻考验。如何在信息化日益成熟的时代背景下，安全开展档案信息活动已成为每一位档案管理从业者都必须思考的一个问题。对于档案管理工作者而言，积极引进先进技术，通过合理运用，提高档案管理工作质量，规范档案信息管理操作是很有必要的。在管理档案资料的过程中，工作人员务必秉承良好的工作态度，严格遵循国家相关规定，科学执行档案管理的相关操作，正确处理好档案保密与利用的关系，才能为档案的完整度与安全性提供良好保障，充分发挥档案功能，提高档案资料的有效利用率，为各行各业提供优质的信息服务。做好档案信息的保密工作，利用先进技术加强网络环境的安全性，这需要进行定期的软件管理，以及相关漏洞检查，需要运用科学技术手段来不断的完善，同时，也要求工作人员严格按照相应的计算机操作说明进行规范操作，避免出人为的工作失误。对于这一问题的处理，可以进行档案管理的二次审查处理，这样能够更加提高档案信息的安全性。毕竟保障档案的安全是档案管理工作的核心和关键。 4结束语 伴随档案信息化的深入发展，特别是档案信息向网络环境的迁移，档案信息的组织管理、公布、传递、开发利用等活动正在进行着一场迅速而深刻的革命，由此也带来了诸如信息安全、侵权与犯罪、新型的信息伦理等问题。如何保障信息化尤其是电子政务快速发展背景下的档案信息活动，引导人们正确利用现代档案技术、规范档案信息传播中的伦理性行为已成为当前档案界必须面对的问题。管理人员要树立全心全意为人民服务的思想，正确处理好档案保密与利用的关系，不怕细琐麻烦，要嘴勤、眼勤、手勤，既使利用者及时查考，又能妥善保管档案，使历史的档案成为活的资料，准确完整地直接为经济建设和社会各项事业服务。这样既可以充分档案在经济建设中的时效作用，又可以发挥其在社会主义现代化建设中的历史凭证作用，为国家积累宝贵的文化财富。 参考文献： [1]王若璇.宿迁市档案局部署档案安全保密检查工作[J].档案与建设，2013（10）：76 [2]侯荣.加强农业科研档案管理与利用[J].山西档案，2012（6）：3637. 本文来源：https://www.dywdw.cn/09e92da4001ca300a6c30c22590102020640f2f6.html
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2023-03-21
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