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中国铁塔财务档案管理信息化建设的思考 作者：韦琳 来源：《现代经济信息》 2018年第5期 一、财务档案管理信息化建设的优点 传统的纸质档案不仅安全性低，而且也不利于保存。财务档案的日常管理与储存大都需要进行立卷处理。纸质档案的立卷整理会耗费大量的人力、物力。企业要发展，财务管理也应该由单纯的“财务会计”向“管理会计”过渡，但如果解决不了财务档案的管理问题，根本没有精力应对新增的工作内容。[1] 基于以上现状，我们需要进行档案管理信息化建设。数字化的财务档案不会受到时间或是空间的影响，不仅降低了查阅的时间，更降低了相关管理人员的工作难度。这一点不会随着财务档案数量的增加而改变。尤其在进行相关项目的审计时，更提高了工作效率。时下较为流行的“云服务”为机密档案的安全管理带来了新的思考，在没有密码的前提下根本无法得知档案的内容。 二、强化财务档案管理信息化建设 1. 加强信息软件基础设施建设，做好财务信息化管理的监管工作 基础的硬件以及软件平台始终是财务档案管理信息化建设的基础，构建完善的信息应用平台，不仅需要硬件设备方面的提升，更需要软件方面的优化配置。[2] 从财务管理工作的性质来说，真正能够协助财会人员完善相关工作的是各类财务信息软件。通常情况下信息软件的处理能够将直接决定财会人员的工作效率，可以应该尝试整合现有的资源，着重于突出财务管理信息软件的人机交互性。在优化硬件设施的同时加强信息软件基础设施建设，从而更好地为财务档案管理信息化建设工作助力。 强化信息化建设监管的意义在于改善其中的劣势，让其摆脱发展过程中存在的掣肘。基于信息化时代的特征，这部分工作的重点在于强化信息的监管，进而保障信息的真实性以及准确性。虚拟信息过于容易修改的特性, 往往会使得信息的真实性以及准确性得不到保证。要达到以上标准，必须构建起完善的监管系统，实时动态的监控企业内部的财务信息，追踪其录入的信号源以及修改记录。设计财务信息监管系统时，应该坚持以下原则：首先具有明确的目的性。主要看其能否满足企业的需求，这是评价信息监管系统的重要标准，更是其协调内部矛盾的基础。其次系统各组成部分的协调一致性。财务监管系统是一个规模庞大的管理信息系统，其内部子系统的设计往往需要多人协作才能够完成。而确保其内部组成部分的协调一致是其在特定目标下协同运作的基础。最后灵活应变性。为了提高系统的水平以及功能，必须结合实际需要进行修改维护，所以保证系统的灵活应变性也是非常关键的一部分工作。 2. 构建网络实体 只有依托于完善的数据库，财务档案信息化建设才能够不断推进。从更深层次的意义来说，数据库的管理以及检索服务是实现档案管理信息化的基础。借助于网络技术的优势，让企业内的财务档案转化为“数字信息”并且永久的保存起来。后续工作的开展与落实有着这类数据作为参考，也能够提高其针对性。参照国家相关的法律法规制并且结合实际工作的需要，定出完善的财务档案信息管理办法。优化该类信息的管理与使用，从源头着手，保证各部分工作都能够在制度的约束之内展开。 三、财务档案管理信息化建设的具体措施 1. 做好人才培养工作，强化信息化意识的培养 首先企业内部的各级部门领导以及相关负责人应该提高对这部分工作的重视程度，严格履行《会计核算标准化手册》中的内容，落实好相关工作的细节。此外，应该做好人才培养工作，提高相关工作人员的工作能力以及责任意识。就财务档案管理信息化建设工作而言，人为因素将直接影响到这部分工作的效果，眼下企业中普遍缺乏全方位的档案管理人才，因此通过培训根据不同岗位的性质提高相关人员的工作技能也就成为了提高工作效率的必然选择。增加基层财务档案的管理调研，切实了解财务档案管理信息化的现状，这同样有助于提高工作效率。短期培训应该以解决问题为主，可以借由具体的案例展开培训，让他们对企业的背景以及运作模式能够有一个准确的认识。 2. 转变传统的工作模式，利用好现有的科学技术 中国铁塔作为国企改革的先行军，其工作模式一直处于不断创新的状态之下，随着相关工作的不断推进，扁平化的组织机构已经逐渐被建立起来，企业内的各部分工作都处于蓬勃发展的状态之下。这其中财务管理工作发挥了非常重要的作用，目前铁塔公司的财务信息化程度相对较高，但由于将主要精力放在了生产经营方面，所以财务管理部分的工作仍没有突出的表现。就财务档案管理信息化建设而言，必须在利用现有科学技术的基础上，转变传统的工作模式。不仅要在细节处贯彻“网络思维”的财务档案管理，推进其信息化建设，还应该结合当前市场以及行业的需求，树立起完善的信息化建设战略。肯定其对企业经营的意义，用一种互联网时代下“大数据”的思维模式来处理并且运用这部分信息，让其更好地服务于企业的经营。 3. 加强领导，提高认识 财务档案管理信息化建设的工作水平，既体现在其应用信息技术的水平之上，又体现在开发利用信息技术管理者的水平之上，即相关领导对这部分工作重要性的认知程度。财务档案管理信息化建设的重点在于相关档案信息资源的开发和利用，只有将档案管理工作与信息资源有机的结合在一起，才能够提高这部分工作的实际效果。所以对企业内的领导来说，要更新自身的观念，对信息化建设的大趋势要有一个准确的认知，才能够保证日常工作的方向性。 四、结语 当前国内经济快速发展，中国铁塔公司也开始出现了新的经营形式。财务档案管理信息化建设是财务管理中非常重要的一部分，它能够直接影响到企业财务管理工作的效率，进而影响到企业的经营。上文中笔者对这类问题进行了总结，提出了具体的解决方案，希望对相关工作的落实有所推进。 本文来源：https://www.dywdw.cn/12e8a1df5b0102020740be1e650e52ea5418ce78.html
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2023-01-19
