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高校采购管理系统建设 本文介绍了西安电子科技大学采购管理系统建设的目的及其必要性，并根据学校采购工作的具体情况，提出了系统设计构想，将该系统设计成采购申请，采购审批及管理，采购执行，合同审批及管理，数据统计，查询等模块，并建立相应数据库。 1 引言 随着国家对高等教育投入的增加，高校对仪器设备的需求量也逐年增加。然而仪器设备的购买在计划，申报，论证，审批，招标等环节中由于涉及部门人数繁多，信息量大等因素，导致传统的采购管理模式难以适应目前日趋增长的设备采购工作量，为了提高采购工作效率，针对我校仪器设备的实际工作，本文设计了一套针对高校仪器设备采购的管理系统，该系统解决了采购环节的管理问题，实现了采购数据的共享，提高了设备采购工作的效率。 2 采购管理系统的总体设计 根据我校采购工作的具体情况，设计了以下几个功能模块： 2.1采购申请模块 采购申请模块面向采购用户单位，实现用户单位采购网上申报功能，用户单位申报购买的仪器设备的名称，规格参数，型号参数，采购数量，计划金额，经费来源，设备放置点，是否同意仪器共享，负责采购的人员联系方式，同时由于仪器设备类采购规格型号参数篇幅较大，可直接上传附件至该模块，用户填写信息后，提交信息，系统自动生成申请表单号，此单号用于后期查询采购进程使用。申请表信息一旦保存提交，用户单位没有修改权限，如需修改，需采购中心管理人员审核同意后方可修改。同时，用户单位将生成的申请表打印交至采购中心存档。 2.2采购审批及管理模块 采购审批及管理模块面向相关主管部门负责人及采购中心相关工作人员及负责人，申请表生成后，系统首先自动分配申请单给相关院系及职能部门负责人审批，待审批结束后，申请表单后会显示审批时间，如果所购买的货物涉及金额较大或采购方式特殊，需要上一级领导批示者，申请表单号会自动流转至上一级领导，待审批结束后显示最终审批时间。待相关部门审批结束后，采购申请单会流转至采购中心负责人处，采购中心负责人根据采购内容将采购单进行审批同时分配给相关采购执行人员，每个采购执行人员通过自己的帐号密码登录，即可看到相关的采购任务，采购执行人员在采购任务中不仅可以看到相关采购申请单，同时可以看到其采购任务中各个采购任务的执行及进展情况。 2.3采购执行模块 采购执行模块针对采购执行人员，采购执行人员根据采购申请表的内容，选择招标方式，发布相关招标公告，公告中包含报名时间，开标时间，对供应商相关的资质要求，以及购买的货物名称等信息。采购人员将招标文件上传至该模块供供应商购买，供应商根据需要通过电子付款的方式下载招标文件，填写公司名称，投标人名称，投标人联系方式及公司相关资质信息。招标结束后，由采购执行人员填写中标单位及中标金额并发布招标结果公示，生成招标编号，招标执行时间，招标完成时间，执行金额，中标单位名称等信息。 2.4合同审批及管理 招标结束后，供应商根据招标编号下载合同模版，根据模版要求填写供应商信息，合同金额，仪器设备的名称，参数以及数量，供货安装日期，服务承诺，以及付款方式及时间等信息，将填写好的合同附件上传至相应招标编号下，供采购执行人员审批。待采购执行人员审核无误后，生成相应的合同编号，同时将合同电子版自动发送至供应商，供应商将电子版合同打印加盖公章并与学校签订合同，并将其中一份合同留置采购中心存档。供应商及用户可通过相应的合同编号等信息进行合同查询。 2.5数据统计模块 该模块针对采购中心工作人员，采购中心工作人员根据系统中执行完毕的标会的招标编号，将标会的相应信息提取处理，信息包括用户单位，货物名称，审批时间，执行时间，招标编号，计划金额，执行金额，中标单位信息等。该模块为经费计划及执行的对比，经费使用明细，设备资产查询，下一年经费计划以及供应商的选择提供有力的数据支持。 2.6查询模块 该模块面向用户单位，供应商及采购中心工作人员及各部门领导，用户单位可根据采购申请表单号进行采购申请情况查询，供应商可根据招标编号及合同编号查询相应物资的购买情况及合同进展情况。采购中心人员可根据设备名称，申请表单号，用户单位等相关关键词进行查询。采购中心领导也可根据采购执行人员名称查询其工作任务完成情况，学院及各职能部门领导可根据用户单位名称查询其当年所购买的仪器设备的金额及数量，自动生成excel统计表，学校相关领导也可根据相关关键词查询学校采购情况，并自动生成相应报表。 2.7数据库 数据库通过以上5个不同的輸入模块分别建立7个相应的对应数据库，同时根据查询模块将7个数据库进行关联，7个数据库分别为采购申请表数据库，招标项目数据库，部门数据库，工作人员信息表，招标合同数据库，供应商信息表以及仪器设备数据库。 3 结语 该系统可实现网上办公，数字化采购等功能，数据充分共享于学校各个部门之间，可以提高采购工作的效率，同时可使采购工作更加透明，公开，公正，公平化，随着学校管理工作的不断提高，数字化校园建设的步伐不断深入，采购管理系统的建设也将逐步走向更完善的阶段。 本文来源：https://www.dywdw.cn/16c94f4e81d049649b6648d7c1c708a1294a0af5.html
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2022-12-10
