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如何做好汇报 经常听到有人说：领导老是变想法，文件是改了又改，工作越堆越多，忙不过来了，真烦；领导突然问我某事完成进度及完成结果，总是搞得我手忙脚乱。做为下属的你，遇到类似状况可能说明你有一件事情没有做好，那就是汇报。汇报工作，并不是向自己的领导打小报告，而是向你的领导反馈问题，让其了解其进展及结果，及时及时纠偏并安排后续任务，加快问题处理速度及办公效率。 管理界流传着这样的一句名言：下属的汇报永远不能达到领导的期望。一般地，做领导的总是为不知道员工在做些什么而烦恼。而及时的汇报，领导就可以随时了解工作的进度，从而抓住工作的重点和问题所在，及时做出相应的调整，以防止出现失之毫厘，廖以千里的错误出现。 那些平时不喜欢汇报工作的员工，是因为害怕领导知道他一事无成，尽量将报告量维持在最小限度；或是自以为是地认为报告只是一种形式，毫无价值，觉得写报告的日报或报告书很麻烦。有些员工因为写了差劲的报告而被领导指责，从此，连该报告的事也默不吭声了；最糟糕的是，因为讨厌领导，所以故意不主动提出报告，并把这当做反抗领导的武器。 当然，有些员工的确不善于汇报工作，虽然他的工作可能做得不错。那么这类员工应该认识到汇报工作是工作的一部分，并且是至关重要的一部分。 通常，越早学会主动汇报工作，也就越能够早些引起领导的注意，获得晋升的机会。 那么如何做好汇报呢，我从以下几方面向大家进行介绍： 一是了解汇报形式： 根据工作任务的重要和紧急程度，汇报分为口头汇报与书面汇报。 口头汇报不拘泥于形式，主要适用于汇报某项工作的进度情况或非重要工作结果，体现汇报及时性。 书面汇报一般采用A3报告或幻灯片格式进行汇报，主要适用于汇报重要工作或汇报内容较多的情况，体现汇报的重要性和条理性。 二是把握汇报时机： 员工应该遵循这样一个原则：尽量在领导提出疑问之前主动汇报，即使是要很长时间才能完成的工作，也应该有情况就报告。领导是否认为工作是按计划进行的？如果不是，还要作出什么调整？这样，在工作不能按原计划达到目标的情况下，应尽早使领导知道事情的详细经过，就不至于被责问了。 主动汇报要把握三个原则：1）完成工作时，立即向上司汇报；2）工作进行到一定程度，必向上司汇报；3）预料工作会拖延时，要及时向上司汇报。 进行口头汇报，要选择领导工作闲暇时间，避免在领导情绪不佳或工作繁忙时汇报，以使领导有精力能听取你的汇报并给予指导。 进行书面汇报，要提前跟领导做好沟通，确定汇报时间，使双方都做好充分准备。 三是调整汇报心态： 1.必须消除怕的心态，不敢面对主管，害怕领导的指责与批评。尤其当出现问题或错误时，任何下属的成长都离不开领导的教育，在汇报时也难免出现分歧与偏差，如果只是一味的回避或逃避，并不能解决问题，同时也不利于自我成长。只有抱着“对了，当然更好；错了，想办法纠正”的心态，真实面对，才能不断成长。 要敢于及时汇报不好的消息。对不好的消息，越早汇报越有价值，因为有利于企业的消息及早采取相应的应对策略以减少损失有。如果延误了时机，就可能铸成无法挽回的大错。报喜不报忧，这是多数人的通病，特别是失败是由自己造成的情况下。实际上，碰到这种情况，就更加不能隐瞒，隐瞒只会造成更加严重的后果。 2.必须消除无所谓的心态，总是认为自己的工作主管都知道，也没有什么好沟通的，主管又很忙，去麻烦他很不好意思；或者认为这点芝麻大的事，算了，说了也不会有什么用的。这些想法是不可取的。事情是否重要，应由领导来作判断，员工的义务是据实汇报，即使是不怎么重要的事情，也要详细汇报，有些事在员工看来是小事，但对领导来说，却极有可能相当重要的线索。有些员工就是因为工作汇报时过于疏忽大意，使领导没有了解到相关的重要线索，结果影响了正确决策。 决策上的取舍是领导的责任与义务，至于下属，应该做好的是详细地汇报工作。这样，领导才会对你感到放心，并对你委以重任；而那些懒于向领导汇报工作的员工，就只能眼睁睁地看着成功的机会落到别人的身上了。 3.要保持良好的心态，能适度的原谅和忍耐。在汇报工作时若与上司出现认识上的分歧，适当的原谅和忍耐是很有必要的，这有利于工作的顺利进行。如果因为一点小小的分歧而发泄自己的情绪，将会影响两人的工作关系，进而造成私人关系的紧张。 忍耐只是一种权宜之计，不是一味地忍让，忍耐是一种克制。它需要与适当的据理力争结合起来。与上司就某事据理力争的时侯，一定要注意场合、地点，还要注意措辞，明确你的态度，不要操之过急，更不要激怒上司。 四是掌握汇报技巧： 1.汇报工作时也不是从工作过程按顺序地说到结果，最好能先讲结果。因为领导每天的工作很多，你应为他节省时间。如果你先讲出一大堆理由来，等领导不耐烦地摆摆手说“简单点儿”，你再把结论说出来，不仅使你显得很难堪，而且领导也会认为“这人太另罗嗦，做事不利索”。特别是当工作失败时，先说工作失败了，然后再说明失败的原因，这样领导才不会把失败的责任全推到你头上。因为领导首先想知道的是事情的结果，至于失败的原因可在结论说出后慢慢解释。因此，同样是失败，先说与后说，给领导的印象会截然不同。 2.汇报工作最重要的是提出解决问题的方案而不是简单地提出问题。要记住，汇报问题的实质是求得领导对你的方案的批准，而不是问你的上司如何解决这个问题，否则事事上司拿主意，要下属还有什么意义呢。我们去找领导汇报工作时要准备多套方案，并将它的利弊了然于胸，必要时向领导阐述明白，并提出自己的主张，然后争取领导批准你的主张，这是汇报的最标准版本。如果你进行的总是这样的汇报，相信你离获得晋升已经不遥远了。 3.汇报工作的时间不可过长，一般以10分钟以内。汇报工作，要拣重要的内容汇报给你的领导。突出你所汇报的问题，如工作所遇到的困难、阻力等。首先，做什么事情都要明确目的，汇报也是同样的。无论是听汇报还是做汇报，这个目的都要明确。明确了目的就像有了一个中心，所有的话都会围绕着这个中心去展开。这样不容易偏离自己的初衷，领导在听的时候也心中有数。汇报内容如果比较多要注意条理和顺序。分条分项的叙述更容易让人接受和理解，汇报人思路也会清晰，更不容易遗漏什么内容。这有一个汇报内容先后的顺序问题。那么汇报人就应该了解听汇报的人他关心的是什么，把这样的事情先行汇报出来。就好像我们买东西的时候要的并不是包装，抓住听汇报人所关心的部分，达到事半功倍的效果。 4.汇报工作要严谨。在工作报告中，不仅要谈自己的想法和推测，还必须说出正确无误的事实。如果报告时态度不严谨，在谈到相关事实时总是以一些模糊的话语，如“可能是”、“应该会”等来描述或推测的话，就会误导领导，不利于领导作出有产而正确的决策。所以在表明自己意见的时候，最好明确地说“这是我的意见”，以便给领导留下思考空间，这样对已对领导都会大有裨益。 最后留给大家一个课题： 优秀员工在汇报工作时，还要争取通过“电梯测试”。这也是世界众多企业对员工汇报工作的要求。 你不妨设想，在某幢摩天大厦里，美国一家世界500强企业的驻华公司的十几位高层主管正围坐在会议桌旁。他们今天要从最后的三家咨询机构中选择其中一家作为他们公司未来几年在华业务发展的咨询合作伙伴。而你则代表你所在咨询公司在这个重要会议上作为“竞标”发言人。一切均已准备好了，只差该跨国公司的总裁没到了。 这时，会议室的门开了，总裁大踏步走进来，面露笑意地对大家说：“伙伴们，很抱歉，我今天没办法参加这个会议了。总部发来急电让我过去参加一个紧急会议，我必须现在就走。” 然后，他跟你打了个招呼，征询你：“我们一起下楼，好吗？我们可以在电梯里谈一下”。你感到这可能是这家公司作出决策前，你最后一次见到该总裁了，乘电梯下去大概需要30秒钟，也就是在这30秒钟之内，你必须将自己公司意图和解决方案推销给总裁。想一想，你是否具备了这种能力？ 本文来源：https://www.dywdw.cn/1d237ce806a1b0717fd5360cba1aa81144318fb7.html
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2023-04-02
