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财务档案管理工作的重要性以及加强档案管理的对策探讨 摘要：由于事业单位存在着公共服务职能这一特点，并且其财务活动还表现出多元化的特点，财务交流也非常的频繁，所以必定会产生大量的会计档案信息，而这些信息对于财务决策有着非常重要的意义。在传统模式下，会计档案基本都是以纸质的形式存在，然尔管理模式主要就是手工管理，效率非常的低。同时其不仅仅会占用很多空间，并且储存起来也非常的复杂。针对这一问题，我们必须得加强注重财务档案管理工作，合理的应用信息化技术，促使会计档案信息化的实现，以此来有效的提升档案管理效率，从而更好的满足事业单位持续发展的需求。 关键词：财务档案管理；重要性；对策 1做好财务档案管理的作用 1.1有助于财政工作效率的提升 随着社会经济不断的发展，传统简明化的财务档案显然很难满足当前越来越复杂化和系统化的财务信息需求，再加上资金账目明细表现出多元化的特点，这更是加大了对财务档案管理工作的要求。我国当前依旧处于发展阶段，从整体角度来看，人们的生活水平和经济水平都有着很大的提升，而在这种背景下，事业单位的财务档案工作得到了广泛且高度的重视。所以加强做好财务档案管理工作不仅仅能够为单位更好的发展提供有力的数据支持，并且还能够在很大程度上提升财政工作的效率。 1.2能够很好的避免资金乱象情况的发展 对于事业单位而言，很大一部分的财政拨款都是用在履行公共职能和国家职能上，所以必须得严格的掌控好资金的进出流程。不过就我国当前事业单位的财务管理情况来看，浪费资金和挪用资金的情况时有发生，从而使得国家财政资源没能用到实处。这主要还是因为没能科学管理的资金，所以合理的进行财务档案管理非常的有必要，这样能够有效的防止浪费和挪用资金的情况出现，避免国家财政资源浪费。 2财务档案管理主要内容 ①资金使用过程中生成的凭证，如会计汇总凭证等。②财务报表。③会计账目，有固定资产内容等。④银行存款对账单和会计档案等。⑤电子档案记录。⑥财务电子档案数据的升级有关数据的存档和备份。⑦财务有关数据的维护记录本。⑧有关设备设施。⑨审核后的档案。⑩和单位有关的财务管理资料及数据。 3财务档案管理工作中存在的问题 3.1财务档案管理制度的问题 我国经济的进步为我国带来了更多的经济效益，但是也为单位的财务档案管理带来了一些问题。主要存在两方面：其一，在主观管理层面，相关制度和法律没有得到重视。财务档案管理不完善的制度，使单位内部在存放档案和借阅时没有工作人员进行专业管理。其二，文件管理下的计算机软件和系统安全方面的专业问题，以及管理人员不需要培训就可以直接上岗是当前信息安全方面存在的最大隐患问题。 3.2财务档案管理人员能力的问题 财务档案的管理工作由于受到工作人员的影响，导致财务档案管理工作进行困难。主要是因为一些事业单位对财务档案管理工作不够重视和缺乏专业的财务档案管理知识，因此，许多财务档案管理工作都是由会计工作人员兼任的，要想实现财务档案管理的规范管理需要大量的投入时间，否则不能发挥财务档案的正确作用。另一方面，执行财务档案管理也存在不及时的问题，有可能使得财务信息泄露的危险，进而制约单位进行经济活动。 3.3难以实现信息化管理目标 在当前信息化时代背景下，信息技术的高效利用可以为财务档案管理给予技术帮助，强化其管理方式的同时也可以有效的减少单位在经营过程中的财务风险。但由于部分财务档案管理工作人员可能缺乏必要的信息化意识，不能将有效的信息技术应用至实际财务档案管理中处理问题，使得单位难以实现信息化管理目标。此外，由于部分单位在发展中的网络设备不够完善，也是限制信息技术发挥优势的因素。 4强化当前事业单位档案管理工作的策略 4.1完善档案管理制度 事业单位想要有良好的发展环境必须对档案工作的管理制度进行改善，首先，从制度方面做出调整，将国家有关财务管理的法律作为事业单位财务档案管理的依据，并完善事业单位相关制度，而且要保证该制度具有科学性。其次，要提高财务档案管理人员的工作意识，使其严格按照规章制度对财务档案进行有效的管理。在科学的制度和严格的管理下，提高档案管理工作的效率和质量。档案管理工作人员应该提高自我管理意识，加强自身的专业水平，因为财务档案管理工作最容易出错的环节就是人为操作的环节，所以，财务档案管理工作人员要提升自己在工作中的整体素质，尽心尽责的做好财务档案工作的每一个环节，为事业单位的财务与发展提供有效的保障，同时事业单位要在对管理人员进行系统培训，提高工作人员档案管理的能力的时侯采取优中选优的做法。 4.2加强档案管理的安全保障工作 首先，要选择专业的档案保存工具，并将档案做出分类，同时选用严密的保存环境，比如大型保险柜，在档案放进保险柜之前的整理阶段要设置分工，有负责整理分类的，有负责检阅的，保证其完整性，最后放进保险柜保存，并安排专人定期维护档案保存环境。其次，结合科学的保存手段，利用现代计算机技术对财务档案进行分析和分类，科学的保存手段不仅节约了资料，还提高了工作效率。在财务档案整理的过程中使用计算机数据分析技术，对其进行有效的整理，然后设置一个专门的保存文档，并对其设置防火墙和密码，提高档案保存的安全系数，并通过计算机不定时的对财务档案进行更新，这样就节省了许多人类无力，成本降低的同时提高了效率，还防止了工作人员失误的情况发生。最好的方式是两种方法同时使用，将档案使用传统保存的同时也利用计算机对财务档案进行存储，这样起到了双保险的效果，档案的管理就会更安全。 4.3做好财务档案管理信息化建设 财务档案管理的规范与水平要想得以提升，在发展过程中除了上述几点之外，相关高校与单位还需要做好财务档案管理信息化建设，这也是现如今这个时代发展的必然趋势。在信息化社会环境下，档案工作管理现代化步伐也应该要及时加快，财务档案管理工作重心也应该要从之前传统的档案管理转变成为信息化建设，这样才能有效提高高校财务档案管理信息化程度，促进高校财务档案管理效率以及水平的提升。为此，相关高校在发展过程中一定要积极将财务档案信息化资源数据库建设作为首要任务，结合高校与市场实际来加强信息化数据建设，这样才能真正实现财务档案信息资源贡献，促进高校档案数字化进程得以推进，最终实 本文来源：https://www.dywdw.cn/2009e389f624ccbff121dd36a32d7375a417c610.html
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2023-03-21
