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电算化下错账更正的方法 一、电算化下错账的类型会计电算化工作可能产生的差错归纳起来主要有以下几种类型一是账套参数设置错误二是会计科目设置错误三是初次使用软件时期初余额录入错误四是记账凭证填制错误具体包括、会计科目运用错误、发生额多记或少记、编制记账凭证时借贷方用错、有关经济事项没有完整反映、会计摘要或原始凭证附件数量发生录入差错等。五是会计报表编制错误。至于在手工会计核算中出现的诸如借贷不平衡、会计账簿登载笔误、跳行、隔页等差错由于计算机自动记账、结账已不可能再出现。二、电算化下错账更正的方法一更正账套参数账套建立以后在日常会计核算过程中单位的有些信息可能会发生变化也可能发现账套在新建时资料输入有误或遗漏这时就需要修改账套参数可以账套主管的身份登录系统管理窗口通过账套菜单下的修改命令进行修改但系统已经确认的一些关键信息是无法修改的如在用友软件中账套编号、账套数据路径、启用会计期、行业性质等都不允许再被修改。如果发现新建账套的这些关键信息设置错误只能以系统管理员的身份登录系统管理窗口通过账套菜单下的输出命令删除错误的账套再重新建立正确的账套即可。二更正会计科目当录入的会计科目设置有误或单位的实际业务情况有了改变时可以使用修改功能对科目属性进行修改。通常已经使用的末级会计科目不能修改科目编码非末级会计科目的编码不能修改或删除。如果某科目已被制过单或已录入期初余额则不能修改该科目。如果修改该科目必须先删除有该科目的凭证并将该科目及其下级科目余额清零再进行修改修改完毕后要将余额及凭证补上。已建立下级科目的科目不能被直接修改。若要修改必须先删除下级科目。已使用的科目不能增加下级科目。三更正期初余额录入期初余额时一般只需要输入最末级科目的发生额和余额即可各非末级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算生成。当发现录入的期初余额有误时只需要修改最末级科目的发生额和余额即可。各科目期初余额及累计发生额全部录入后为保证初始数据的正确性必须对全部会计科目余额试算平衡。期初余额试算不平衡则不能记账但可以填制凭证已经记过账则期初余额录入窗口变为浏览、只读状态不能再录入、修改期初余额这时若发现录入的期初余额有误必须先取消记账再在期初余额录入窗口进行修改。四更正记账凭证在手工方式下对已经记账的凭证的修改通常采用划线更正法、红字冲销法、补充登记法等方法进行修改。电算化方式下尽管系统采取了多种抑制错误产生的措施但操作错误仍然难以避免。由于记账凭证的任何错误都将影响系统最终核算结果的正确性因此一般系统均提供了多种方便的凭证修改功能。、错误凭证的“无痕迹”修改所谓无痕迹即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。凭证输入后还未审核或审核未通过可利用凭证的编辑输入功能进行修改。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。但有些项目的修改受到限制如凭证一旦保存则凭证类别不允许被修改。如果采用制单序时控制则在修改制单日期时不能在上一张凭证的制单日期之前。如果选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制则不能修改或作废他人填制的凭证外部系统传过来的凭证不能在总账系统进行修改只能在生成该凭证的系统中进行修改。已经审核记账甚至已经结账的凭证也可以运用会计核算软件设置的“反复核”、“反记账”、“反结账”功能对记账凭证作不留痕迹的修改。会计电算化中的“反复核”又称“取消复核”就是将已经复核的会计凭证取消复核标记以便对其进行修改或增删。“反记账”又称“倒记账”就是把一批已经登记到会计账簿的记账凭证当月的发生额从其各自账簿中予以扣除使各账簿恢复到该批会计凭证登账前各账簿的发电算化下错账更正的方法刘向荣安徽电子信息职业技术学院安徽蚌埠摘要本主阐述了在会计电算化下错账的类型、更正的方法及更正时应注意的问题。指出通过规范的会计差错更正方法更正以后不会影响到会计信息的质量及其使用会计账簿、会计报表完全能够做到真实、完整、准确地反映企业的财务状况和经营成果。关键词会计电算化错账更正方法中图文类号文献标识码文章编号年第期第卷总第期安徽电子信息职业技术学院学报生额和余额的状态。“反结账”又称作“倒结账”或“环境恢复”就是将已复核记账并已结转下月的会计账簿恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态。上述所有的逆操作其最终目的都是为了对记账凭证库文件上的电子数据作不留痕迹的修改。、错误凭证的“有痕迹”修改所谓有痕迹即留下曾经修改的线索和痕迹。计算机系统是通过保留错误凭证和添加更正凭证的方式留下修改痕迹的。通常情况下对已经记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。《会计基础工作规范》第五十一条在规定记账凭证基本要求时指出由于记账凭证的错误引起记账的错误应先更正记账凭证然后根据更正后的记账凭证记账。记账凭证的更正方法可总结为已经登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证注明“订正某月某日某号凭证”字样。已经登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时如果会计科目没有错误只是金额错误也可以将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证调增金额用蓝字调减金额用红字。在电算化会计中若已记账的记账凭证填制错误可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。即用红字填一张与原来错误凭证一样的冲销凭证再用蓝字填一张正确的凭证即可如果会计科目没有错误只是金额填写错误可直接填一张红字或蓝字凭证调减或调增即可。在手工核算工作中如果会计凭证填制正确登记账簿时所发生的错误应采用“划线更正法”进行更正即将错误的文字或者数字划红线注销将正确的文字或者数字填在上面空着的二分之一处并在更正处盖章但必须使原有字迹仍可辨认。在电算化环境下会计凭证自动产生日记账、明细账、总账因此不需要用划线更正法来改变账簿记录如果账簿有问题那一定是入账数据错误错账的更正就是会计凭证的更正。五更正会计报表在电算化会计软件的报表系统中报表数据一般不由手工键盘输入而是通过设置报表单元取数公式的方式由计算机根据公式自动从基本账务核算系统或其他会计核算系统的数据库中调取。《会计管理软件基本功能规范》第三十五条规定“对根据机内会计凭证和根据已登账的相应账簿生成的各种机内会计报表数据会计管理软件不能提供直接修改功能”。因此按照会计软件的功能规范要求系统不允许用户修改报表中根据取数公式的设定而取得的数据。如果会计报表数据有误只能修改报表取数公式或在基本账务核算系统或其他会计核算系统中进行修改。三、电算化下错账更正应注意的问题在会计电算化软件中加入“反复核、反记账、反结账”功能就是为了更正会计电算化中工作差错减少会计账簿中可能存在的冗余会计信息保证会计电算化核算的准确性提高会计基础工作的质量。但会计电算化中的“反复核、反记账、反结账”功能的使用对会计账薄的严肃性有一定的影响。使用“反复核、反记账、反结账”功能更正会计工作差错大多数的会计软件没有或很少提供必要的痕迹记录。将“反复核”、“反记账”与“反结账”同时使用其后果更不堪设想结账后可以再增减当月经济业务账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改而已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。它只会给制假者提供机会而对电算化内部会计控制有百害而无一利。《会计核算软件基本功能规范》第十八条规定“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的可以采用红字冲销法或者补充登记法进行更正记账凭证输入时红字可用‘’号或者其他标记表示”。由此可见在电算化会计下对出错的修改仍强调留有痕迹。事实上在电算化会计中由于电子数据的修改在技术上可不留痕迹因而更需要对留有痕迹予以强调。从加强内部控制、堵塞漏洞和提高会计信息质量的角度讲本人认为会计核算的“反记账”、“反结账”功能应予以取消会计电算化工作的主管机关一一财政部对会计核算软件进行评审时应严格控制。企事业单位应对所填的凭证认真审核确认无误后记账结账前应反复审核确保当月所有经济业务都已正确登记入账后再结账。如果当月记账后结账前发现的差错可采用“补充登记法”和“红字冲销法”更正错误凭证再把更正凭证登记入账即可如果结账后发现差错可在下月通过填制更正凭证进行更正。一般来说通过反复审核出现的差错不会太多采用“补充登记法”和“红字冲销法”更正应不会造成会计信息的大量冗余。从减少账簿信息冗余使账簿信息简洁明了便于利用的角度讲本人认为会计核算的“反复核”、“反记账”功能可以予以保留但必须要在上机日志中提供能够反映经济事项来龙去脉的修改痕迹记录功能并且对反复核、反记账功能的使用严格限制。首先操作者必须是得到系统管理员授权的原审核人及原记账人其次只能在结账前进行结账后就不能对本期的经济业务进行任何操作另外反记账只能按凭证号或日期逆序连续进行操作而不能从账簿数据库中任意抽取几条记录作为反记账的范围。通过规范的会计差错更正方法更正以后不会影响到会计信息的质量及其使用会计账簿、会计报表完全能够做到真实、完整、准确地反映企业的财务状况和经营成果。 本文来源：https://www.dywdw.cn/28979e081cd9ad51f01dc281e53a580217fc505e.html
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2023-04-06
