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浅谈档案管理系统与OA系统的有效结合 摘要：随着科技的发展和社会的进步，企业普遍实现了现代化管理和信息化运营模式。其中办公自动化就是这种现代化管理的具体表现形式，利用OA系统产生的信息文件支撑其了整个企业的运作，同时也是企业变革发展中的珍贵的信息资源。现阶段，在大部分企业中，档案管理工作的主体还是纸质文件，如果能将档案管理工作和OA系统结合起来，可以很大程度上促进企业管理的科技化和规范化。 关键词：档案管理系统；OA系统；有效结合 引言 现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式；在OA系统中传输的是数字化文件，但是，在归档的时候，仍然延用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大的优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现先打好管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。本文中对二者之间的关系做了简要的阐述。 一、OA系统的应用与普及 办公自动化及Office Automation（简称OA），是利用现代化办公设备与计算机网络相结合的一种新型的办公方式。办公自动化的初衷是为了节约行政成本和提高工作效率，其应用主要是利用OA系统来实现日常的办公。 随着计算机技术和网络技术的不断发展，OA系统融入了网络协同化办公、知识管理等先进理念，从最初的个体办公电子化，朝着计算机网络化、协作化和智能化方向发展。我国的OA系统最早起源于政府机关内部的电子政务系统，发展至今日，已经形成了以工作为中心，能支持整个组织工作流程协助工作的功能体系。 OA系统的应用，不仅实现了节约成本的目的，也大大提高了办公效率。一方面，OA系统的运行是通过网络系统生成或传输电子文件来实现的，这省略了文稿打印、装订等步骤，简化了文件传递的过程，节约了大量的人力、物力和财力；另一方面，由于OA系统的中心是工作流，细化了各个部门的职能，使管理人员方便共享信息，减少了重复作业，实现了高校的协同作业，极大地提高了工作效率。因此，近年来，使用OA系统办公的企业越来越多，其功能的建设与完善也备受关注。 二、从档案管理角度看OA系统文件管理功能 1、档案管理与文件管理 OA系统是通过网络系统生成或传输电子文件来实现高效的办公的平台。伴随这OA系统的应用的普及，传统纸质文件锐减，大量电子文件和电子档案应运而生。根据文件生命周期理论，档案既来源于文件又与文件有所不同，二者密不可分。文件是档案的前身，而档案是处理完毕的具有保存价值的文件。文件生命周期理论对电子文件同样是适用的，电子档案是由电子文件转化而来的。 作为电子档案的源头，依据档案前端的控制原则，电子文件管理的好坏，关系到电子档案的真实性、归档的完整性和利用的价值。因此，电子文件管理作为档案管理工作的关键步骤，有必要将其纳入到档案管理工作的范畴中来。 2、档案管理与OA系统文件管理功能 目前，我国普遍使用的OA系统一般是由电子办公设备、计算机软硬件系统和网络系统等三个要素构成。OA系统提供的功能也是基于这3个构成要素发展而来的，实现了数据传输、信息共享、知识转移等功能，具体表现为公文流转、流程审批，文件管理等。各企业结合自己的自身需要，在实现OA基本功能的基础上，可以对OA系统的功能进行拓展。 但无论OA系统功能如何拓展，其实现都离不开文件管理的支持。这是因为OA系统功能的实现都是通过电子文件的管理来实现的，离开了电子文件，OA系统就如无源之水，其功能的发挥也将无从谈起。因此，OA系统文件管理功能的完善高中的现代化与提高档案管理工作效率具有重要的意义。 一、档案管理系统和OA系统的应用现状 企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息化和办公自动化的统一管理。 现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态地跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中，开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷。 因此，目前多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。 二、实现OA系统和档案管理系统有效结合的方法 1、保持二者登陆账号一致 现下，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效结合，就必须保持两个系统之间的账户和密码一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持一致，可以将办公自动化里面的权限表复制到档案管理系统里面，以实现账号的一致性。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应的具体权限，以实现账号同步，一次性进入的目的。 2、通过一个接口实现数字信息的收集和存档 就文件的使用周期来看，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制定和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接急需开发一个可以便捷、准确地将OA系统中的数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输。 3、把握好物理归档是时间 通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应该制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个阶段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。 所以，要制定电子文档归档时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性。 4、档案管理人员做好文件存档的跟踪管理 企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化。 三、结束语 现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸质版文件的流通方式，现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案管理系统相结合的模式，实现二者的有效结合，最终实现企业管理的一体化。 参考文献： [1] 张东. 档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011,04（12）：16-17. [2] 冯要.浅谈OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J]陕西档案，2011,03（21）：25. [3] 周冬梅.关于OA系统与档案管理系统结合的几点思考[J].科技信息.2010,03（19）：250. [4] 谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006,10（12）：51. [5] 张文元，夏芳.OA系统与档案管理系统之间的有效结合[J].兰台世界，2012，04（30）：18-19. 本文来源：https://www.dywdw.cn/2a80897d0aa1284ac850ad02de80d4d8d05a0140.html
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2022-04-13
