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浅谈企业办公室主任的角色认知 - 摘 要：办公室是一个承上启下、协调左右的综合办事部门如何强化枢纽作用，前移服务阵地，超前发挥承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用，企业的办公室主任必须对自身的角色有一个正确的认知，才能处理好工作中的各项事宜。 关键词：企业；办公室主任；角色认知 一、办公室主任是企业的“总管家” 办公室的职能几乎涉及现代企业管理系统中的决策、指挥、执行、监督、咨询、协调等各个子系统，而处于办公室主导地位的办公室主任，自然是企业的“总管家”。一是 发挥协调功能，突出“管得宽”。办公室工作综合全局，协调各方，承内联外，有自身的工作职责和工作规则。办公室既要全面了解各方面工作情况，为企业各项工作的顺利开展创造条件，又要协调各方，处理好上下左右的关系，确保政令畅通。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室就是“不管部”，要义不容辞承担起来，做到工作不留空档，保证各项工作的全面推进。二是发挥办事功能，突出“做得细”。机关工作无小事，办公室工作更是无小事。这就要求办公室工作一要细心、细致，二要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。要时时刻刻、事事处处，认真认真再认真，细致细致再细致，做到不让领导布置的工作在办公室延误，不让需要办理的文电在办公室积压，不让到办公室联系工作的人员在办公室受到冷落，不让企业的形象在办公室受到影响。三是发挥治理功能，突出“碰得硬”。机关工作涉及到的事务方方面面，有的还关系到员工的切身利益。在原则问题上敢不敢逗硬是检验作风是否过硬的重要标志。办公室工作必须讲原则，严厉办事纪律。 二、办公室主任是企业领导的“参谋” 在企业里，办公室主任不只是办事人员，还充当着领导的助手和参谋。、发挥参谋功能，突出“想得到”。多谋才能善断。办公室作为企业上传下达、沟通各方的桥梁和纽带，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作，既要了解上级领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部员工的意见和建议。善于增强整体合力，树立团队协作精神和服务理念，善于对上加强联系，对内加强治理，对外搞好协调，对下做好服务。要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，要有超前意识，紧贴领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑，努力增强工作的主动性、预见性和创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力，为领导出谋划策、拾遗补缺，在充分调查摸底的基础上，提出可行建议和工作预案，发挥参谋和助手作用，不断提高参与决策能力。所以在战略上，办公室主任一定要敢于当领导的参谋，在战术上要绝对服从于领导的指挥，为此办公室主任应当积极组织开展调研、信息、沟通等方面的工作，为领导决策提供较好的支撑服务。 三、办公室主任是企业的“总督办” 督办是企业决策、执行、监督过程中的重要一环，是保证政策、决策准确及时执行的关键，是企业调整和进行再决策的主要依据。而办公室主任就是企业的“总督办”，如何 发挥督办功能，必须突出“抓得实”。据实情、讲实话、干实事、创实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。实事求是干工作，实事求是反映情况，具备求真务实的精神，包括听取基层意见，向领导反映情况，力求全面、真实。工作中，要一步一个脚印，不作表面文章。，积极修订办公室内部职责分工，细化员工的工作任务，做到督查督办的程序化、经常化、制度化，加大督办工作力度，制定具体措施。细化工作标准、岗位责任、工作程序、考核奖惩等，把明确的各项职能落到实处，实现事事有人管。及时准确收集和反馈各项决策执行和工作任务进展的动态情况。 四、办公室主任需要具备的能力 从企业管理理论 及实践的角度分析，企业办公室整体作用发挥的核心在于办公室主任。企业办公室主任一直被大家称为企业的“大管家”，一位高水平的“大管家”是企业不可缺少的人物，虽然他不直接创造利润 也没有处于经营管理的第一线，但办公室主任的工作具有极大的挑战性，高水平的办公室主任不是简单的“事务大臣”，而是需要相当素质的职业经理企业办公室主任要做好各项工作，扮演好自身的各种角色，必须具备良好政治素质和个人素质，娴熟的业务能力，才能胜任这项工作，才能做好企业的“总管家”， 企业领导的“参谋”和企业的“总督办”。首先，要具备良好的政治素质出色的企业办公室主任必须具备“做人为人”的良好素质，具备良好的政治道德素质，简单地讲就是要忠诚可靠，公道正派，敬业奉献，严于律己，廉洁奉公。，办公室主任与企业领导有密切的联系，参与企业辅助决策，对企业的最新动态及领导成员的个人情况知之较多，对于一个组织来讲，有些信息属于机密，甚至是绝密，一旦泄密对企业会造成较大影响或造成无法挽回的损失；对于领导个人来讲，有些个人隐私和特殊情况必须保密，一旦被人知道会形成负面影响，对企业开展工作不利。办公室主任作为大管家及幕后参谋，对组织和领导忠诚确实关系重大工作的内容也涉及到企业的重大事项，因此，还需要有很强的政治意识、保密意识、大局意识和民主观念，才能保持良好的工作作风，规避歪风邪气的形成。只有认真学习领会贯彻党的路线方针政策，在政治上、思想上同党中央保持一致，才能保持高度的政治敏锐性，同时，要紧密结合企业的工作实际，以严谨细致的工作作风做好办公室工作，充分发挥参谋、助手的作用，不断提高自己的决策能力和执政水平，应全面加强自身修养，提高个人整体素质，做到无私奉献，清正廉洁，认真履行自己的工作职责，正确处理好传递信息与下达命令的关系，带头维护领导的权威，对领导的指示和决策带头执行，对领导交办的事不折不扣地落实，对领导的批评虚心接受，充分发挥中枢神经的作用，对领导和下级负责任。其次，办公室主任还应从公共关系能力、观察思维能力，信息沟通处理能力，沟通协调能力、公文写作能力，程序操作能力，调查研究能力等方面加以自身业务能力的提升。只有具备娴熟的业务技能，才能保证办公室工作的有效开展。在扮演企业“总管家”的角色时责任非同小可，尚需具有较强的规则意识和本着对企业和上级全面负责的工作态度，既要务实又要务虚，既要瞻前又要顾后，不仅要总揽全局，还要见微知著。建立良好的公共关系可使企业将这一不可或缺的特殊潜在资源转化成“人力成本”；观察思维能力是其能处理好企业各项大小事物的重要保证。信息沟通能力是办公室主任给领导当好参谋、为科学决策提供信息支持和重要依据，因此，办公室主任要培养较强的分析思辨能力，善于对各类信息进行分类与分析，具备快速的应变处理能力，在后台当好助手，做好服务，选择适当的方式将信息传递给领导，供其参考，发挥好“参谋”的作用。还应全面掌握现代企业办公管理的新知识和新技能，充分发挥办公室在企业整体工作中的协调和服务功能。 参考文献 [1]方国雄.秘书学[M].北京:高等教育出版社,2003 [2]李万全,办公室主任的角色冲突,企业文明,2001年 本文来源：https://www.dywdw.cn/423948d4aeaad1f347933f21.html
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2023-06-26
