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教你如何从Excel向邮箱与手机发送工资条 本文精简稿曾发表于2011年2月14日《电脑报》 第6期（F9：网络软件－数字职场） 知识点：通过一个Excel小插件免费向员工发送工资条到电子邮箱与手机 应用环境：银行与企业单位告知员工工资明细等个人信息 前些年单位发工资都是到财务室领取现金并由本人在工资表上签字，工资明细尽收眼底。现如今把工资打到银行卡上，员工只有去银行查询，才能知道本月工资是否到帐，查询到的数目也仅仅是工资总额，至于工资明细只能回到本单位找财务人员问个明白。如果每个月都走这个“程序”，一是更麻烦，二是不免有些“难为情”。网上有一款叫做《Excel新增工具集》的Excel插件，它的群发邮件功能可以把每位员工的工资明细免费发送到个人邮箱和手机。 如图（1）是在Microsoft Office Excel工作薄中制作的《员工工资表》。 图（1） 通过《Excel新增工具集》的群发功能，每位提供电子邮箱的员工会收到的是本人的工资信息。以编号为2的员工钱二为例，他将在4个电子邮箱和手机（135****1559）中收到如下信息： 主题：您的2010年12月份工资条 正文：你好！钱二（2）：基本工资：3400；奖金：2100；小计：5500；养老金：119.08；失业金：14.88；医保：29.77；小计：163.73；代扣个人税：319.19；实发金额：5017.08；备注：4个邮箱。 《Microsoft Office Excel新增工具集》下载地址：http://www.newhua.com/soft/94773.htm 一、准备工作 1、在安装了《Microsoft Office Excel》的前提下，安装《Microsoft Office Excel新增工具集》，安装后在Excel2003菜单栏上增加一个 “新增工具”菜单（在Excel2007-2010里作为“加载项”菜单的子集出现）。它随Excel的启动而启动，使用时非常方便。 2、申请比较稳定的免费邮箱，作为POP邮件服务器。 3、设置Outlook Express。Outlook Express绑定在Windows 系统中，在“开始”――“程序”菜单下。按向导一步一步设置好接收邮件服务器、发送邮件服务器等等，使之能与第2步中申请的免费邮箱联接畅通，能够正常收发邮件。 4、登记员工电子邮箱，如果将工资条不仅发送到员工电子邮箱，还要转发的员工手机，推荐使用移动或联通电子邮箱。 免费注册移动邮箱请登录http://mail.10086.cn/，免费注册联通邮箱请登录http://mail.wo.com.cn/。 将邮件由邮箱自动转发到手机的关键性设置是开启邮箱“设置”中的“邮件到达通知”选项，目前由电子邮箱可向手机免费传送长达350个字的长短信，如果开启彩信业务，则可传送长达2万字的邮件标题和正文，足够把工资条写明细的了！ 二、群发工资条到每个人的邮箱与手机 1、在Microsoft Office Excel工作薄中制作《员工工资表》，如图1所示。 2、执行“新增工具”――“工资条群发到邮箱与手机”命令，打开“新增工具按钮集”，点击“群发个人工资条到个人邮箱”命令，打开如图（2）所示的对话框。 图（2） 3、选择“直接邮寄”选项卡，按要求填写相关内容，根据电脑配置与网络速度适当调整群发速度，达到邮件发送“快而无错”的程度。如果有发给全体员工的说明性文件，可以点击[选取公共附件]按钮来选择这个文件，一并发送给每位员工。 4、点击[批量邮寄]按钮，“新增工具”自动按行制作每位员工的工资条，调用Outlook Express，通过pop服务器发送到员工电子邮箱，再通过电子邮箱转发到员工手机上。 三、群发功能扩展 1、以附件形式群发更复杂的工资信息 使用“直接邮寄”功能发送邮件只能发标题的最后一行及相应数据，要把全部表头和各单元格中加的批注、数据类型等统统原样发送怎么办呢？可以通过两个步骤完成：先通过“1、独立”选项卡，把每位员工的工资条另存为独立.xls文件；再通过“2、邮寄”选项卡，把这些文件以附件形式发送到每位员工的邮箱与手机，员工可以上网查询原滋原味的工资详细信息。 2、以小组为单位群发 群发，不仅限于工资条，有时候要通过邮箱与手机分组向员工告知。比如：商店里向各柜组的成员发送邮件，要求发送标题、正文相同，同组附件相同、异组附件不同的邮件，可以由《Excel新增工具集》的“向小组群发邮件功能”来完成。 本文来源：https://www.dywdw.cn/609c56eaaeaad1f346933f56.html
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2022-07-18
