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规范单位财务档案管理 提高财务管理水平 作者：刘银姬 来源：《经营者》 2020年第17期 刘银姬 摘 要 随着经济发展的巨大变革，中小企业的发展规模逐渐壮大，内部财务管理的作用逐渐凸显，单位财务档案管理方式难以满足经济发展需求。为此，应规范财务档案管理，平衡单位财务档案管理与财务管理水平，以财务档案管理能力的提升推进单位财务管理水平的提高，促进单位的可持续发展。 关键词 财务档案管理 财务管理 单位 一、财务档案管理概述 在经济高速发展的浪潮中一些发展不健全的企业势必会被淘汰，为此企业应不断提升核心竞争力，完善自身管理模式。单位的经营模式转变使现阶段单位的资金来源为多渠道筹资，在增加企业的运营动力的同时增加了单位的财务管理的难度。为更有效地增加企业运营的经济效益，应充分结合企业发展情况，并根据单位的财务状况制订高效的管理方案，以确保单位的长远发展。财务档案管理中，工作人员管理意识薄弱使财务档案管理的规范进行面临着考验，导致单位财务管理水平低下，不能保证单位内运作情况的清晰化［1］。财务档案管理的工作内容包含以下几点：一是按照规范对单位内资金的使用情况进行管理，例如单位的会计汇金、账目明细等；二是单位的财务报表；三是财务的会计账目；四是银行存款对账单；五是电子档案；六是财务数据的维护记录等；七是与财务管理有关的数据资料等。规范单位的财务档案管理可以使单位内部的财务信息更加清晰明白，进而有效避免单位财务信息的缺失或是财务纠纷等财务问题，通过规范单位财务档案管理能力，夯实单位财务管理基础，为单位的高层决策提供依据，全面提升单位的市场竞争力［2］。 二、财务档案管理中存在的问题 （一）档案管理意识不足 财务部门对于企业的经营管理不仅仅是计算出企业的财务报表数字等，而应该通过报表分析企业的经营情况，参与到企业的经营决策中，通过分析帮助业务部门实现发展目标。但现阶段单位对财务档案管理的认识不全面，档案管理意识薄弱，从单位的运转模式角度来看，相关工作人员的财管档案管理工作流于形式，缺乏对单位财务档案管理工作的长远规划，这大大降低了单位档案管理工作对单位运营的作用；从对档案管理工作认识层面角度来看，单位对财务档案保存不规范，经常导致财务信息缺失，不能为单位的经营提供科学依据，大大降低了单位财务档案管理的质量水平，不利于财务管理能力的提升，导致单位经营发展缺乏明确目标，资金分配不合理［3］。 （二）工作人员业务能力不足 单位内部的财务档案管理分析工作，主要是由会计人员承担，虽然具有一定的专业的契合度，可以保证单位财务工作的高效运转，但财务档案管理工作还应具备足够的档案管理知识，以避免单位的财务档案管理工作过于形式化，保证财务档案管理工作的质量水准；财务档案中的装订、分类、保存不规范，导致财务信息的缺失，不利于单位财务信息的整合，制约了单位财务管理水平的提高。 （三）管理机构设置不合理 单位的财务档案管理工作是件一般性事务工作，科学完善的管理体系能有效地保证单位财务档案管理的规范性，但现阶段，许多单位为了节省企业的运营成本，单位除了缺乏专业的档案管理人员，还缺乏合理的管理机制，具体表现在单位财务档案管理的人员配置存在弊端，会计工作人员还需要担任档案管理工作，加大了会计人员的工作量，同时难以确保管理工作质量，降低了会计人员的工作热情。此外，财务档案管理工作中，一些制度体系难以落实，例如单位的资金使用配置的规范性难以保证，限制了财务档案管理质量水平的提高。 （四）财务档案管理流程不完善 单位的档案管理工作不仅仅是设置一个档案管理室存放财务档案并由专门的人员看守，财务档案管理工作是一项严谨的工作，在对财务资料档案归档时还应制定完善的操作流程，包含财务档案的归档内容、归档时间、提报人以及档案借阅或是提取的流程，只有这样才能提高财务档案管理质量，避免在借阅提取时导致财务信息的丢失。在财务档案管理过程中要明确其与图书借阅的区别，财务档案管理工作要坚持有据可依的原则。但现阶段许多单位都缺乏完善的管理制度，有的单位尽管具有明确的管理制度但不能很好落实，对财务档案管理工作的重视程度不够。此外，单位在开展财务档案管理工作时不能结合单位的发展目标，导致财务档案管理部门的设置与单位的运转脱离，不能围绕单位的经营发展为开展财务档案管理工作。 三、规范单位财务档案管理工作的有效策略 （一）加强对财务档案管理工作的重视程度 为更有效地规范单位档案管理工作，应正确认识单位的财务档案管理工作，才能促进单位制订系列措施以改善财务档案管理质量水平。单位领导层面要发挥带头作用，首先要正视单位内部的财务档案管理工作，全面落实档案管理工作。财务档案管理工作开展情况与财务部门有直接关系，领导层面要创造良好的工作氛围，促进其他部门与财务档案管理部门之间的协作。领导层面应明确财务档案管理工作的目标，以便更好地开展财务档案管理工作，为企业的经营活动提供具体可靠的财务数据，促进企业的高速发展。 （二）提高财务档案管理人员业务水平 为有效规范单位财务档案管理质量水平，企业应注重人才建设管理，全面增强财务档案管理人员的工作能力，提升工作人员的职业素质，打造一支专业的团队。但由于有些企业财务对档案管理工作的认识不全面，缺乏对档案管理工作的重视，认为财务档案管理工作的技术含量较低，与之相应薪资报酬也较低，单位内部从事财务档案管理的工作人员往往素质能力低下，并非专业的档案管理人才，同时又缺乏系统的培训，导致单位内部的财务档案管理工作的开展与单位的财务管理发展需求严重脱节。为了改善现阶段单位财务档案管理工作的窘境，应强化企业的财务档案管理意识，引进先进的管理人才，并对从事档案管理的工作人员进行有针对性的系统培训，时刻保持高端的财务档案管理质量水平以便提高企业的财务管理水平。同时由于财务档案管理工作主要是围绕单位的财务部门资料信息开展的，为此应在进行财务档案管理工作时加强财务工作人员的参与度，确保财务档案的管理具有一定的专业性。最后还应增加财务档案管理人员的薪酬，建立科学的奖励制度，激发档案管理人员的工作热情，以促进相关工作人员的学习热情，使之时刻保持较高的业务水平。加强企业间的交流学习，借鉴单位成功的财务档案管理案例，还可以定期举办专题培训，提供到先进企业参观、考察的机会，以提高档案管理人员的综合素质，根据企业自身经营状况制定财务档案管理制度，进而提升财务管理水平。 （三）提高财务档案管理的信息化水平 为有效实现单位的可持续发展，使单位的发展规模不断壮大，单位经营活动也逐渐增多。随着科技水平的提升，实现信息化财务档案管理成为必然趋势。可以通过先进的技术方法提高档案管理的效率，提高单位财务档案管理的信息化水平，为档案管理工作提供保障，落实财务信息的电子管理模式。 （四）完善财务档案管理流程的规范性 财务档案管理工作应根据单位自身的经营状况等因素建立完整的机制体系，提高财务档案管理工作对单位经营的参与度，认识到财务档案管理的重要性，只有这样才能确保单位档案管理工作的根本落实。通过完善财务档案管理工作的制度，明确档案管理的工作要求，及时对财务档案进行归档，督促借阅取走的档案的及时归还并严格检查，避免出现丢失的情况，对于造成财务资料丢失的情况应予以一定处罚，以增强财务档案管理工作规范性。对于财务电子档案的管理应注重数据资料的保密性，完善系统操作的效率，提高电子资料的查找、传输效率，全面规范各单位的财务档案管理工作。 四、结语 科技的迅猛发展和经济全球化为各单位的发展提供了新的契机，为此单位应加强财务管理水平，规避经营风险。现阶段单位的财务档案管理工作还存在各种问题，严重制约了单位财务管理水平的提高，为此本文分析了当下单位财务档案管理存在的弊端并提出了改进措施，以期促进各单位的可持续发展。 （作者单位为淄川区综合行政执法大队） 参考文献 ［1］ 江海旭.规范单位财务档案管理?提高财务管理水平［J］.时代报告，2018（16）：106-107. ［2］ 何丽娜.刍议规范单位财务档案管理提高财务管理水平［J］.建筑工程技术与设计，2017，000（029）：1988. ［3］ 崔淑君.规范单位财务档案管理，切实提高财务管理水平［J］.现代国企研究，2019，000（004）：136. 本文来源：https://www.dywdw.cn/80f3d3e0561810a6f524ccbff121dd36a22dc459.html
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2022-04-12
