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会务协调工作与安排 1. 会议组织工作头绪繁杂， 环节较多；每个环节之间互相关联、 互相影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。 因此很讲究总体协调与安排， 必须建立一套有效的指挥调度系统， 并且明确岗位责任。 必要时应列出详细的任务分工表， 人手一份， 以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、 会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏 导、医疗急救、电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责，还 要对整个会议通盘了解，胸有全局，发现问题及时通气汇报，互 相补台，共同唱好一台戏。会议的领导者要瞻前顾后，把会议所 涉及到的问题想全、想细、想具体，想到万一。 2. 会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调，内部协调又 分为纵向协调和横向协调、 动态协调和静态协调。 就具体协调而 言，在会前准备阶段， 会议的领导者和会务部门在会议时间的安 排上，要考虑到准备工作的时间是否充裕， 不充裕就要考虑推后 召开。同时要注意具体会议时间（ 包括会中的分组会以及大会中 的其他会议 ） 的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听 会和会会之间的衔接等等。 对于会议地点的安排， 除了要考虑环 境好坏、大小、桌、椅是否够用等条件外，还要考虑会中小会和 分组讨论会的地点 （会场）安排与协调。 对于与会人员的协调， 主 要是考虑好与会人员的代表性、 典型性问题。 关于议题的合理安 排与协调也很重要，这上问题将有专门论述，这里从略。作为会 议领导者和会务部门在会前准备中还要注意各专业方面的协调 与配合，注意与会外供电、供水等有关部门的外部协调。在会议 进行过程中，会议领导者和会务部门尤其要做好协调工作要实行 集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。要 求各部门既要做好安排内的工作， 又要有全局观念，注意与相关 工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多看多想，及 时发现问题，随机应变，妥善协调矛盾，化解问题，确保会议按 照议程顺利进行。作为会务人员，必须坚决服从领导，听从指挥。 不得自作主张，各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统 一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互 相制约、互相依存，并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚 自己在会中担负的职责，又要了解会议服务的总体要求， 既要相 对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调 一致地进行工作，以便充分发挥整个会中服务系统的作用。 本文来源：https://www.dywdw.cn/e1dd345f322b3169a45177232f60ddccda38e65a.html
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2022-07-25
