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1办公自动化的研究现状 办公自动化(OA，Office Automation)是在70年代中期，发 达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响 的问题，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进 的计算机及网络技术，使人们可以借助各种设备处理一部分办 公业务，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作 效率，方便管理和决策的目的。办公自动化的知识领域覆盖了行 为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，并且办公自动化 体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以办公自动化的应用 是企业管理现代化的标志之一。 所谓办公自动化，是指利用计算机技术、通信技术、系统科 学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活 动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高 办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周 期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提 高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动 化。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技 术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输 信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。 由于办公自动化的出现，使得传统的机关事务型办公业务 中的劳动力就业比率结构发生了变化，据美国劳动统计局1998 年的统计，美国四大产业的劳动力比率约为：信息产业占50％ 以上，服务业占30％、工业占13％、农业占2％，因此办公自动 化的应用将会得到进一步发展。办公自动化在70年代末80年 代初进入到我国，到现在已有近30年的发展历史，由于我国国 民经济和社会发展的快速进步，和其他应用软件一样，办公自动 化系统在我国的发展基本上与国际先进水平保持一致，现在己 经发展到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统[1一]。 由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断 的出现，办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展。第一代的办 公自动化是在80年代发展起来，而在80年代末期和90年代初 期兴盛的，它指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。 第二代的办公自动化是在90年代中期发展壮大起来的，主要是 指用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务 等进行管理。到2l世纪之后，第三代的办公自动化逐渐占据了 主导地位，它的基本特点是融信息处理、业务流程和知识管理于 一体的应用系统． 第三代办公自动化是以知识管理为核心，它以企业网络和 信息、系统为基础，帮助企业发现和组织已经获取的信息，定位 于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，提供 丰富的学习功能与知识共享机制，确保使用者能随时随地根据 需要向专家学习、向企业现有知识学习，让整个组织能有效利用 知识，建立知识门户和快速响应系统，使员工在办公自动化系统 中的地位从被动向主动转变并因此提高企业的运作效率。通俗 地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的 人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它 关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。 它具有以下几个明显的特征： (1)强大的数据处理功能。功能丰富、来源丰富的数据信息 处理功能面向知识管理的办公自动化系统可以充分集成各种信 息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统 中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至 是Internet上的数据}还可以充分利用各种协同工作手段包括 多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时 共享应用等；并且可以提供不同层面的信息共享方式，包括移动 通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消 息为基础的提醒功能以及信息的传真功能． (2)知识管理原则．办公自动化系统起到“知识管理”的平与门户作用，面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理 原则与实践融入每个员工的日常工作中去。 (3)办公自动化是不断发展的科学体系。在实施办公自动化 时，办公自动化的内涵是不断在发展变化的，为了使办公自动化 取得最好的效果，应该密切注意办公自动化技术及产品发展的 最新进展，用最新的技术、设备和观念来制定办公自动化的有关 规划，以达到花费最少，收益最大的目的． 2、办公自动化的发展趋势 经过近30年的发展，办公自动化越来越成熟了，使得其应 用范围也愈来愈广。办公自动化已经从以前只是在机关的办公 系统发展到现在各企业和各种工作部门都需要的办公系统。 在实际工作中，各企业同样需要对内或对外处理各种信息， 因此也同样有办公自动化的必要。而且，在市场经济的条件下， 企业和各种工作部门的办公事务将越来越繁重，企业和工作人 员快速、有效的协调越来越显得重要，越来越有必要实施办公的 自动化。办公自动化系统是企业和工作部门的数字神经系统的 重要部分，没有一个快速反应的神经系统的协助，任何企业和工 作部门将难以获得长期、稳定、快速的发展。实际上，越来越多的 企业和工作部门己经把办公自动化提到日程上来，很多企业和 工作部门都在不同的层次上实现了办公自动化[3]． 但同时，不同层次的办公自动化系统对办公人员的要求也 不同。从前的办公自动化是个体工作的自动化，不要求所有的办 公人员都加入到办公自动化的流程和使用中，这些工作只是由 一些专门的操作人员来做。而现代的办公自动化系统通过计算 机网络将所有员工联系起来，通过网络来完成大部分的办公工 作，是全员的办公自动化。并且，现代办公自动化系统的功能越 来越先进，使用起来越来越简单。尤其是最先进的WEB方式的 办公自动化系统，办公人员只要能掌握简单的W矾DOWS和 WEB的操作，基本上就能应付所有的计算机应用了并能熟练的 操作办公系统。这样办公自动化系统已经起到了推动企业和工 作部门的整体快速发展、提高工作效率、增强竞争实力的作 用[“。 科技发展到现在的地步，随着企业和各部门的发展，企业内 部以及企业之间的联系越来越多，因此对企业中的办公自动化 也有着更进一步的要求，从而使“数字化办公”和“协作办公”成 为办公自动化系统今后的主要发展方向． 3、结论 从以上对国际国内办公自动化的发展趋势的分析来看，办 公自动化进入企业正是其发展的必然趋势。随着我国加入 WTO后，企业和政府工作部门对信息化程度的建设加大了力 度，实施办公自动化系统实现行政管理信息网络化势在必行，办 公自动化将成为网络的第一应用，对企业和职能部门的信息引 导、办事效率的提高以及提高我国在国际上的竞争实力和与国 际接轨起到积极作用并产生深远的影响。 将办公自动化系统应用于企业中，针对企业发展所需要的 。数字化办公”和“协作办公”，设计符合企业使用的先进办公自 动化系统，将是办公自动化系统继续发展前进的方向． 参考文献 E1]张俊平．办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析 口]．科技信息，2008，(2)：51—52 [23朱庆刚．浅谈档案管理与办公自动化[J]．电脑知识与技 术，2006，(29)：162—163 [33吴秀玲．浅析企业办公自动化系统的发展趋势D]-科技 信息，2008，(1)：37 [4]杨庆万．计算机网络技术与办公自动化[J]．广东科技， 2007，(6)：443—444 本文来源：https://www.dywdw.cn/e960a1fd910ef12d2af9e7e3.html
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2022-04-15
