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关于信息化背景下加强档案安全管理的思考 摘要：信息化目前已经成为了我国各行各业发展的主要趋势，在当前的学术界，虽然我国也有一些学者研究总结了当前档案安全管理存在的问题并提出了自己的思考，但是很少有学者结合信息化的背景来对档案安全管理的策略进行阐述。在参考大量的学术文献的基础上，笔者以信息化为切入点，探讨信息化的背景下应该如何进行档案的安全管理。 关键词：信息化；档案；安全管理 一、信息化背景下档案安全管理存在的问题 （一）电子档案固有的传输和保存的技术问题尚未解决。电子档案主要使用计算机来进行信息的传输和保存，在传输的过程中，需要使用互联网这一媒介进行传输。而在一般的单位中，使用的互联网多为共用互联网，在传输的过程中一旦被人为介入，那么传输的数据很容易被有针对性地拦截和获取，进而出现篡改和数据泄漏的风险。一方面，保存的数据很容易遭到计算机黑客的攻击，数据容易被窃取和篡改；另一方面，保存数据需要一定的设备和技术进行支持，设备的老旧问题也会导致保存的数据无法再次打开，出现数据丢失的问题。 （二）电子信息档案管理下的合法性和真实性的问题。相对于传统的纸质档案来说，电子档案虽然处理简便，但是其合法性和真实性仍然有待商榷。纸质档案的真实性可以被档案中的单位公章、负责人签字等多种方法来进行证实，而电子档案则以数据的形式存储在计算机中，数据传输和保存等问题都容易造成数据被篡改和损坏。一旦出现这类问题，电子档案的原版将无从可考，其合法性和真实性都成为了难以被证实的问题。 （三）档案管理人员的素质难以匹配信息化背景。传统的档案管理模式是将档案和人进行结合，通过人手工的方式来进行档案的相关管理。在社会步入信息化的背景后，档案管理模式逐渐变为人和计算机配合来完成档案管理工作。在管理的过程中，档案需要在计算机中进行录入，整理，传输，备份等，需要档案管理人员具有一定的计算机专业知识和实践能力。一旦人员素质难以匹配信息化的背景，极容易出现在档案管理的过程中产生和计算机交互的失误，出现数据泄漏或者资料损失等无法挽回的情况。因此，档案管理人员的素质可以匹配信息化的背景是极其重要的。 二、完善信息化背景下档案安全管理的策略 （一）提升信息化技术水平保障档案安全管理。提升信息化背景下的档案安全管理最核心的解决策略是需要提升信息化的技术水平。首先，对于重要的档案在进行信息化管理时应该加密处理，密码可以记录在本地的磁盘中，使其破解的难度呈现几何难度的增加。其次，需要推广电子文件的签署技术，签署主要包括手写式数字签署和证书式的数字签名。在进行档案管理的过程中，通过电子文件的签署技术可以保障信息的真实性和安全性。再次，对电子档案的管理设置不同的权限，只有获取了相关权限的人员才能对档案进行查阅或者修改。最后，系统需要对异常 IP 进行识别，一旦在档案数据库中查询到了异常 IP，那么应该拒绝异常 IP 的全部操作，从而保障电子档案的安全性。 （二）完善电子档案管理的流程和绩效考核制度。档案管理单位需要根据信息化的时代背景不断地完善电子档案的管理制度，完善的电子档案管理制度可以使档案人员在工作时可以有一定的参考标准和行为约束。同时档案管理单位也应该对档案管理人员设置绩效考核方式，一旦档案没有按照规章制度管理或者档案出现了安全问题，那么对应的档案管理人员的绩效管理考核则会有着对应的体现。通过绩效考核的制度来使档案管理人员意识到档案安全管理的重要性，从而促使其能够根据单位的规章制度来办事。 （三）提高档案管理人员的专业素质。对于档案管理人员来说，档案管理人员自身需要意识到信息化是当前社会发展的主要趋势，是不可逆转的，因此自己需要变化来适应这样的趋势而不是存在一定的抗拒心理。档案管理人员可以通过互联网、单位培训、同事之间的交流等方式不断地了解信息化背景下档案管理的操作流程和手段，通过大量的练习和思考以及主动学习的心态来适应电子档案管理。只有在对电子档案管理的方法十分熟悉的基础上，档案管理人员才会意识到信息化的档案管理方式存在的档案安全的问题，并主动寻求方法来解决档案安全问题。 结语 综上所述，档案记载着个人全部成长信息以及隐私，甚至有些档案直接涉及国家机密，因此档案管理是一项重要的工作，但传统的档案管理工作形式已经不能满足我国档案管理部门发展的需求，应该利用信息化背景下网络便利性与系统性，来提高档案管理工作效率，减少档案管理工作的成本，对信息化背景下的档案管理进行系统研究，有利于信息化背景下档案管理工作的顺利开展。信息化背景下的档案管理研究，不仅在一定程度上提高了我国档案管理部门的工作效率，还在一定程度上避免了档案信息的泄露，为保护档案持有者的个人信息，保护国家机密提供了重要依据，由此可见将信息化技术应用于档案管理中，是我国档案管理单位一项重要的改革措施，切实加快了我国档案管理工作信息化进程，为促进我国档案管理部门的长足发展提供了重要线索。 参考文献： [1]丁帅 . 加强档案信息化安全管理的思考 [J].档案天地，2015.11 [2]聂益武 . 陈美玲 . 加强重点建设项目档案安全管理的几点思考 [J]. 浙江档案，2010.7 [3]张玉英 . 英宝云 . 加强档案管理的安全保密及信息化档案管理 [J]. 办公室业务，2013.23 [4]刘世琴 . 信息化条件下加强流动档案资料安全管控的思考 [J]. 档案与建设，2014.6 [5]许桂清，李映天.信息化背景下分布式档案异构数据库的探索与研究[J].中国档案.2013（02） [6]施秀平.改革开放三十年来我国档案信息化建设的成就[J].宁德师专学报（哲学社会科学版）.2015（04） [7]向菁，吴振新.网络信息时代档案管理发展现状及趋势分析[J].中国图书馆学报.2015（02） 本文来源：https://www.dywdw.cn/08c990bcedf9aef8941ea76e58fafab068dc44e9.html
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2022-04-13
