员工人事档案管理制度

2023-04-19 20:00:15 第一文档网 [ 字体：小中大 ] [

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一、本章用于规范员工人事档案的建档、保存、借阅使用，为员工的任职、晋升、提薪提供可靠依据等。

二、员工自报到当日起，综合办应为员工建立员工档案，并统一管理。

三、员工人事档案分类如下：按是否为试用期，分为正式员工类档案和试用期员工类档案；按员工是否在职，分为在职员工档案和离职员工档案两种。由综合办按员工所属部门及员工类别独立归档。

四、员工档案主要是对员工在本职工作的经历、能力、异动、奖惩及培训情况的记载，不包括员工在当地人事局（劳动局、街道）存档的人事关系档案所列示的内容。

五、员工档案一经建立，相关资料概不退还员工本人（含员工离职时）。员工档案中所需资料包括：

（一）《应聘人员履历表》（含面试记录）；（二）备用个人一寸免冠彩色近照；（三）身份证复印件；（四）最高学历证书复印件；（五）医院出具的体检合格证明；（六）试用协议书；

（七）保守公司机密商业承诺书；（八）员工转正申请表（附个人鉴定）；（九）与人事关系相关的资料；（十）与社会统筹相关的资料；（十一）劳动合同书；（十二）内部调动审批表；（十三）奖励或违纪记录；（十四）员工任免通知；（十五）工作总结；（十六）终止劳动合同书；

（十七）员工离职审批表；（十八）其它资料。六、人事档案的装订：

（一）人事资料统一以A4纸为标准整理；

（二）依档案材料分类目录顺序排列，每类资料依形成时间为序；（三）将装订好的人事档案放入写好姓名和员工编号的标准档案袋；（四）将档案袋按部门别、职务别、入司时间分别在档案柜中分类编号存档。七、人事档案的管理：

（一）按照“谁主管，谁负责”的原则，由综合办设专人进行集中管理，杜绝各种形式泄露档案、资料中的相关内容；

（二）人事档案应设专柜保存并按要求顺序（以部门为单位）排放；（三）未经允许，禁止携带员工档案离开公司；

（四）定期检查，发现员工档案资料有丢失情况时，要及时采取措施完善。

（五）经批准可以销毁的员工档案和不需要归档的材料，要指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

八、人事档案借阅的要求：

员工档案为企业内部档案，未经允许一律不得外借；九、离职员工的档案处理：

离职员工档案保存期为三年，期满后造册经公司总经理批准后方可销毁。

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