制订商务旅行计划

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制订商务旅行计划

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序言

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制订商务旅行计划



制订商务旅行计划主要是让公司的工作人员方便出差办事,为企业节约时间、节约成本、提供方便,所以旅行计划要合理安排。如果与领导同行,不仅要做好工作上的助手,还要做好生活上的助手;如果留在公司里,同样要做好自己承担的各项日常工作。

制订商务旅行计划要细心周到

为上司做旅行准备,一定要细心、周到。如果在商务旅行中不是忘了带合同文本,就是在日程安排上出现“撞车”,那就会给领导也会给自己惹出不少麻烦。当然,要做好这项工作,首先必须知道领导此行的目的,否则,不可能制订出周密详细而又可行的计划。 与平时在公司办公不同,领导在出差过程中的工作节奏更快,且对秘书的指示也会相应增多,因此这就要求秘书有更高的办事效率。但是,出差途中的环境毕竟不同于在公司,有许多不可预见的因素影响秘书的工作,因此既要更细心,又要更灵活。

在制订商务旅行计划前,制订者应该了解公司关于出差的书面规定,如对公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。如果没有书面规定,在制订商务旅行计划时,一定要给公司的负责人或出差的当事人审阅,有特殊的问题可以向公司的上一级领导汇报,避免出差错。 商务旅行计划的内容

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一份商务旅行计划至少应包括以下内容: 1)出差的时间、起程及返回日期和接站安排。 2)出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。 3)会晤计划(人员、地点、日期和时间)。

4)交通工具的选择,飞机、火车、大巴或汽车,如选择飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。

5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料,如谈判合同、协议书、科技或产品资料、稿、与会国的指南等。 6)上司或接待人的特殊要求。 7)上司旅行区域的天气状况。

8)行程安排,约会、会议计划,会晤人员的名单及背景,会晤主题。

9)差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。 10)上司的住宅电话号码。

差旅计划制订完后,要向上司报告,依其指示决定旅程。



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