商务礼品管理暂行办法

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商务礼品管理暂行办法

一、总则

第一条:为规范商务礼品管理,提升经营效益,规避经营风险,特制定本办法。

第二条:商务礼品管理原则:统一采购、分级审批、廉政监督。

第三条:本办法中所称的商务礼品,指我公司在业务交流、接待、拜访、出访,以及庆典仪式等商务活动中,所使用的各种馈赠礼品,包括非用于日常销售的充值卡、手机和无线上网卡等礼品。根据礼品的用途不同,可分为业务宣传类商务礼品和非业务宣传类商务礼品,其中业务宣传类商务礼品,指的是在市场经营业务活动(包括业务宣传、促销与业务庆典活动)中使用的商务礼品,其余为非业务类商务礼品。

第四条:本办法适用于商务礼品的申领、采购、库存、领用和使用管理。 第五条:本办法中所称的高价值商务礼品,是指手机和每份入库价格大于等于1000 元(含)以上的礼品。

二、部门职责分工

第六条:综合部负责非业务宣传类商务礼品归口管理,负责其年度预算、礼品目录维护(种类选择)和协调沟通工作;市场经营部负责业务宣传品类商务礼品的归口管理,负责其年度预算、礼品目录维护(种类选择)和协调沟通工作。

第七条:党群工会部负责商务礼品申请、采购、库存、领用和使用各个环节的廉政监督和效能监察。

第八条:商务礼品的采购、库存管理和财务处理,分别由相关责任部门按相应规定实施。

第九条:归口管理部门(综合部和市场经营部)应根据公司业务或商务活动需求合理制定礼品目录,并及时在物资管理系统进行更新;归口管理部门指导物资库存管理部门设定安全库存量。

三、流程与权限

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第十条:商务礼品申请和审批一律采用物资管理系统,其流程为:申请部门相关人员申请室经理审核(不设室的部门省去)→部门经理审核党群工会部审核(如果为非高价值商务礼品则省去)主管公司领导审批仓库管理员汇总需求礼品采购(如果有礼品库存则省去)入库(如果有礼品库存则省去)通知申请人出库(领取)礼品使用。

第十一条:审批权限规定:各部门(含中心)总经理审批权限为每月累计500 元(含)以下,各县分公司总经理审批为每月累计在2000元(含)以下下,其中单笔数(单项目数)不能超过每月限额;市公司主管副总经理审批权限为单笔(单项目)在5000元(含)以下,市公司总经理可以审批5000元以上项目。如果商务礼品为手机和其他高价值商务礼品的,不论价值数额多少,一律必须提交市公司总经理审批。

四、商务礼品领取和使用

第十二条:商务礼品的入库、库存管理、物流配送和申请人的接收规定,按照相关物资管理规定执行。

第十三条:申请人在接收实物的时候,必须由申请人和配送人员书面在出库单上签名确认。申请人领取实物以后,对实物的流转负监督责任,实物转出必须在《业务用品受赠客户(或领用人)清单》进行签名确认。

第十四条:礼品领用赠送后,必须填写《业务用品受赠客户(或领用人)清单》,记录受赠客户的姓名、单位和联系方式等,并由客户签名确认。对一些客户签名不便的特殊情况,必须由两个以上人员经办,并签名确认(在客户签收栏两人同时签名确认,并加其直接上级签名)

五、商务礼品的盘点、减值及耗损或报废

第十五条:商务礼品库存盘亏、耗损或报废,行政服务中心的查找原因,并由相关归口管理部门、党群工作部、计划财务部核实,属实物管理不当造成损失的,应由相关人员承担责任。

第十六条:归口管理部门应尽量减少商务礼品库存,特别是非保值的礼品。对于非保值的商务礼品,为真实反映礼品的价值,归口管理部门应在每季度末

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