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行政管理文件 办公室管理制度 1.0目的 文件编号： 版 本 号： 为办公室员工提供整齐、清洁、舒适的工作环境，从而提高工作效率和提升公司的形象。 2.0范围 适用於集团、后勤服务部及集团总部之办公室及所有在办公室办公或因工作需要进出办公室的所有人员。 3.0定义（无） 4.0职责 • 负责办公室内5S工作的推行、检查和改进工作； 各办公室指定人员 • 负责检查办公室内空调、灯管等用电设施的浪费现象； • 负责办公室内各用电设施、办公桌椅等的维修事宜。 • 负责会议室的管理。 • 负责安排清洁工清洁办公室的卫生，并对办公室的清洁卫生工作负最终后勤服务部 各部门主管 后勤服务部经理 5.0内容 5.1办公室（包括会议室）的钥匙管理 • 公用办公室的钥匙（包括会议室的钥匙）由各办公室指定人员统一配制管理。 — 主管级（含）以上人员可单独申请领取； — 主管级以下人员有特殊理由需配制的人员，须提出书面申请，交各厂总经理批准后，方可向各办公室负责人领取。 • 各专用办公室钥匙由其负责人管理。 • 钥匙持有人不得借给他人复制钥匙，一经发现，即时没收所配钥匙，并按违纪过失处罚。 5.2空调的使用及维护 5.2.1中央空调 (1) 中央空调运行时间为：上午7：25-晚上21：30，值班保安每天定时巡查办公室，按时开启或关闭空调，若在21：30后需继续开空调，应由加班之经理级至少提前5分钟到值班保安处领取钥匙，并由其关闭空调。 (2) 办公室室温应保持在25°C左右，温度过高或过低时，由设施管理科维修人员调整或维修。 5.2.2窗式或柜式空调：应调节在25°C左右。由使用人开启或关闭。 第 1 页 共 3 页 责任。 • 负责办公室整体环境规划。 • 督促本部门员工依照此制度执行，发现问题及时反映。 • 管理及检查本制度的实施情况。 • 对公司办公环境负责。 行政管理文件 办公室管理制度 5.3照明系统 文件编号： 版 本 号： 5.2.3空调的保养维护工作由设施管理科负责。维护费用由各享用部门分摊。 (1) 离开办公区域，关闭各自区域的照明灯具。下班时，则由最后离开本区域的人员关闭该区域的照明灯具开关。 (2) 值班保安巡查时如发现下班后有照明灯具没关者，应向区域负责人和后勤服务部经理报告，由区域负责人按有关规定进行处理。 5.4 饮水机系统 (1) 各办公室安装有饮水机并配有消毒柜、茶杯及茶叶，所有饮水设施只限于办公室人员或来客使用，严禁其它人员使用。 (2) 责任区域内的清洁工应对饮水机、消毒柜、茶叶、茶杯等设施负责，发现出现故障或缺少应立即向勤务组长反映或向有关人员领取。 (3) 清洁工随时检查并及时更换饮用水、准备好备用水。 5.5 会议室管理 5.5.1会议室之日常管理 • 各会议室都必须指定专人进行管理。 • 会议室管理人员接受会议室预约，保管会议室锁匙，负责会议室5S检查和日常管理。发现有异常，应立即通知负责该区域的清洁工处理或通知设施管理科人员维修。 5.5.2任何人使用会议室均须预约。预约者或其委托人应提前发送预约申请到会议室管理人员处预约。 • 原则上，会议室管理人员按预约之先后顺序予以安排。当预约时间出现冲突时，会议室管理人员应要求预约者互相协调解决。 5.5.3会议室设施如使用过程中损坏，会议室使用者应于会后立即通知会议室管理人员，以便及时联系相关人员作相应处理。 5.5.4会议室使用注意事项 • 使用会议室人员应自觉爱惜会议室的一切设施，严禁私自改变会议室内所有设施之布局、结构。 • 如有重物或较犀利的物件要放在会议桌上进行展示或演示，必须在玻璃台面上铺阻隔层，物件要轻拿轻放，避免物件撞坏或划伤台面。 • 会议室使用完毕后 — 所有与会人员应自觉做好“5S”工作； — 将演示或展示物品收藏好或带走，将所携私人物品带走； — 将白板擦拭干净，如打开过白板电源，则需关掉电源，并将白板归复原位； — 关掉灯光及冷气电源开关，关上会议室门； 5.6办公室5S及清洁要求 第 2 页 共 3 页 本文来源：https://www.dywdw.cn/7c299051874769eae009581b6bd97f192379bf09.html
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2023-03-23
