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规章制度之财务档案管理制度 1 财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、纳税申报表及税务相关资料、各种票据领购使用登记薄、财务人员移交清单及交接登记薄、财务软件计算机拷贝磁盘或光盘、各种经济合同、项目成本资料、资产评估报告、借款合同及抵押登记合同、验资报告、审计报告、已作废的各种票据、已使用完的各种票据存根、各项内部审计报告等. 3 每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后, 由会计人员协同会计主管人员整理、装订, 并登记编号入库管理. 对于财务报表、纳税申报资料、手工账薄、各种登记薄、移交清单等在年终账务完后整理装订入库;对于计算机拷贝磁盘或光盘在拷贝后即刻纳入档案管理;对于其他财务资料应该入库保管的, 但根据工作需要暂时保管在不同会计人员手中, 但对于十分重要的资料也应先办理入库手续, 然后由相关财务人员按照正常借阅手续借出, 以明确责任, 保证财务资料的安全. 4 建立“财务档案登记薄”, 每项财务档案归档前, 由主管人员确定档案的分类, 按照不同的档案类别分别编号登记管理, 由档案管理人员和会计主管人员在登记薄上签字(盖章). 5 建立“财务档案调阅、借阅登记薄”, 财务部门内部需要查阅档案的, 需由档案管理人员陪同查阅;需要复印财务资料的, 必须由财务负责人批准, 由档案管理人员负责复印;财务部门以外的人员原则上不能直接查阅财务档案资料, 如有特殊需要, 确需查阅、复印财务资料的, 必须经财务负责人批准, 并且在“财务档案调阅、借阅登记薄”上登记 6 财务资料只能保留在公司范围内, 不能带出公司. 除了财务部门内部工作需要以外, 不能借阅给其他人员. 如有司法机关工作人员因执法需要调阅或借阅公司财务资料的, 按照国家法律规定, 必须出具正式的“协助执行通知书”或“判决书”等法律文件以及工作证件, 并由财务负责人批准后, 按照以上手续办理借阅、调阅. 7 财务档案的保管按照《档案法》及《会计基础工作规范》的规定执行. 如果超过规定的保管时间需要销毁的, 应上报财务中心并建立“财务档案销毁清册”, 在保管人员、主办会计及财务负责人共同监督下销毁, “销毁清册”作为财务档案保管;其中未清债权债务虽超过期限也不得销毁. 8 财务档案管理人员及其他财务人员不得擅自公布财务资料;不得擅自销毁、涂改、伪造财务档案;不得擅自提供、抄写、复制财务档案;不得损毁、分散、丢失财务档案;如发生以上情况, 应对当事人进行严肃处理, 对公司造成损失的, 应承担经济赔偿责任;情章严重, 违反国家法律的, 依法移送检查机关追究法律责任. 本文来源：https://www.dywdw.cn/7e0a500a0042a8956bec0975f46527d3250ca64a.html
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2022-12-15
