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浅谈办公室内外上下的沟通与协调 作者：刘守杰 来源：《办公室业务》 2016年第3期 【摘要】沟通协调在办公室工作中无处不在、无时不在。本文结合自己多年来从事办公室工作的经验和体会，探讨办公室内外上下沟通协调的方法和艺术，以期为做好办公室工作提供好的经验借鉴。 【关键词】办公室；内外上下；沟通与协调 办公室是单位的综合办事机构，在一个单位处于承上启下、联系左右、协调内外的重要位置，承担着“对内、对外、对上、对下”沟通协调的重要职责。在水文新常态不断深化的新形势下，如何进一步加强办公室的沟通协调能力，围绕办公室的工作职责及功能定位，结合多年来的工作实践，谈几点体会。 一、对内协调，摆正位置，任劳任怨 办公室在对内协调上充当着一个“和谐使者”的角色。首先要摆正位置。就其职级而言，办公室与其它处室是平起平坐的，但由于办公室承担着协调全面工作的职责，客观上与领导直接接触的机会比较多，这是由自身职责决定的，而非权力的象征，不能将自己等同于领导，更不能假借领导名义发号施令。其次，包容大度，任劳任怨。办公室承担着大量的文稿起草、会议筹备、后勤保障、督促检查、沟通衔接等多项任务，工作千头万绪，繁杂琐碎。要尽量做到：在和其他部门的合作行动中，有功劳时不伸手，有过错时不推脱，不计较功劳记在谁头上，不在意过错记在我头上；在难分你我的交叉工作中，不挑肥拣瘦、拈轻怕重，有苦劳时不计较，有疲劳时不抱怨，多干少说，任劳任怨。 再次，甘当上下良性沟通互动的铺路石。上下的良性互动，关键在办公室。上情下达、下情上传，办公室在中间远非简单的传声筒、留声机，要注意沟通协调的艺术。有些情况下，上下之间信息的传递要经过筛选过滤，让这些信息在办公室这个中间地带“软着陆”，办公室要讲公心，心存正气，抱着构建团结和谐局面的美好意愿和大局意识，宁愿自己憋气，也决不能挑拨是非、激化矛盾。 二、对外协调，热情友好，不卑不亢 办公室在对外协调上是一个单位的“门面”，对外协调应坚持两个原则：第一，“单位即我，我即单位”原则。第二，“平等尊重、不卑不亢”原则。水文在社会交往中相对势弱，工作中往往有求于人，久而久之形成了“怕见人”的怯懦心理，在对外交往中往往自卑有余而自信不足，尊人有余而自尊不足，不仅违背了对外交往的礼仪原则，也在很大程度上损害了单位的利益，是对外工作中要力避戒除的。 在上述两个原则指导下，对外工作在细节上一要“注重培养、不断巩固”。二要“点面结合”，要注重“面”。三要“既当好主角，又当好配角”。在对外协调中，办公室有时是牵头单位,有时是协办单位。在牵头主办时要当好“主角”统筹行动，尽量避免同一事务多部门对外的交叉混乱现象。在协办时要充分利用自身对外协调的优势当好“配角”，协助其他部门搞好对外工作。 三、对上协调，认真负责，忠诚实在 办公室作为单位的一个部门，对上是领导班子。保持清醒的政治头脑，明确正确的政治方向是其对上协调的首要原则。其次，忠诚实在，老实做人。青岛水文干部“新三老”，即“说老实中听话，办老实效益事，做老实精明人”用在办公室的对上协调中恰如其分。因此，作为下属，对上要老实实在，这不仅是对领导的尊重，也是取得领导信任，建设自身人格的法宝。 另外，在对上协调中，办公室要充分发挥好参谋助手作用，做到参与政务，搞好事务，优质服务，实现政务、事务、服务一体化。在参谋上，要当好情报员，不做指挥长，有建议慎主见，服从第一。要全面准确反映客观事实，切忌随意修饰，避免掺杂个人主观好恶，切实做到不渲染、不遮掩、不扩大、不缩小，为领导提供真实可靠的信息，而建立在真实信息基础上的领导决策一旦形成，服从第一，在执行上决不能打折扣；在服务上，要自觉做到脑勤、腿勤、口勤、手勤。 四、对下协调，率先垂范，推功揽过 办公室的对下协调体现在两个方面：一是办公室主任对本处室的内部协调。二是办公室对基层单位的协调管理。办公室主任对上是兵，对下是将，即为“将”，表率示范作用是首要的。在工作中，要求别人做到的自己首先做到，禁止别人做的自己一定不做，别人能做到的自己要做得更好，而且标准要更高一些，要求要更严一些，时时处处起模范带头作用。其次，切忌与下级争功推过。因此，在领导面前多说下级三分好，多掩下级三分丑，于人于己于工作都是有利无害的，这是对下级的关照和情义，也是对下协调的方法和艺术。 办公室要加强对基层单位的业务指导，多为基层办实事、办好事。青岛水文下设6个县级水文局，县级局工作在一线，业务广，任务重，但人员相对较少，工作中往往身兼数职，专业性欠缺，业务能力有待提高，这就需要办公室适时地对口业务指导。基层事务大多具体而繁杂，办公室在具体协调指导中，要充分尊重他们，体谅他们的实际困难，简化程序，提高效率，设身处地地帮助他们解决一些具体问题。 在基层单位遇到需要市局领导帮助协调解决的困难和问题时，办公室要切实站在基层角度，贴近基层工作生活，做好基层与市局领导之间的沟通与交流，为上下级良性互动当好纽带。 总之，办公室“四对”，旨在对内修养达到一种和谐，对外达到一种协调，对上老实做人、忠诚实在，对下踏实做事、表率为要，方能搞好办公室内外上下的沟通协调。 【参考文献】 [1] 周田君.谈谈如何提高系办公室工作效率[J]. 高教研究.1995(02). [2]李永泉.努力营造良好的办公环境[J].秘书工作.1996(09) . 本文来源：https://www.dywdw.cn/bb9f3f3dcf7931b765ce0508763231126fdb7743.html
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2024-01-01
