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档案信息化建设与数字化管理 摘要：电子技术与网络技术的迅速发展，档案信息化的建设势在必行，档案作为人类文化遗产的重要组成部分，是社会文明进步的重要依托，国家相关部门人员同时强调了档案管理的重要性，对档案工作提出了更高的要求，推进档案工作的建设进程，必须从档案信息的标准化、数字化和网络化出发；本文首先阐述了加快档案信息化建设的必要性，提出了档案管理信息化的要求，分析了档案信息化建设中的困难及问题，并给出相应的解决办法，使档案管理工作更加的科学。 关键词：档案信息化建设；数字化管理 引言：我国信息化建设与数字化管理的档案信息管理工作受到广泛关注，需要档案管理人员重视此类问题，有效的提升档案管理效率，为其发展奠定良好基础。 1、加快档案信息化建设的必要性 科学技术的发展，要求档案信息化建设的实施，档案管理部门必须重视自身工作，保证能够更好的建设处全新的工作项目，以便于提升档案管理效率。纸质的档案管理方式已经不能满足发展需求，必须对其加以合理的信息化建设，延长档案信息的使用寿命[1]。 2、档案管理信息化的内涵和要求 2.1 档案信息标准化 档案信息标准化，要求档案管理向着信息化发展，所以，档案管理业务应该符合相关规范与标准。政府机构已经重视档案管理工作，统一规范的管理工作与管理技术是新时期档案管理的要求[2]。 2.2 档案信息数字化 通过计算机对档案信息数字化的输入，可以有效的对信息进行传输，以便于提升档案图片信息的有效率，形成电子档案形式，此时的信息是较为准确的，具有极高的可操作性以及集成性，要求对档案进行目录、标称以及文字的数字化处理[3]。 2.3 档案信息网络化 档案管理的网络化，就是在数字化处理档案资源之后，利用互联网等高科技工具，建立专属档案信息的网站，网站可以是开放式的，也可以是私密形式的。开放型是的档案信息网站可以供给用户等作为参考资料，私密形式的可以为个人的档案信息保密[4]。 3、档案信息化建设中的困难及问题 3.1 资金投入大，筹集资金困难 在档案信息化建设的过程中，资金的供给是较为重要的，但是由于档案信息化的建设需要的资金较多，例如：采购大量的计算机设备、路由器设备、扫描仪设备、缩微、打印设备、复印设备等，在内部网络开通的时候，需要连接互联网，对其进行安全系统的设置，此类工作都需要较多的资金，容易使相关单位出现筹资的问题[5]。 3.2 建设任务重，工作见效低 档案信息化建设的工作较多，这就导致工作人员在执行工作的过程中，不能有效的操作设备，对于数据加密、备份以及处理工作，都没有一定的技术作用，导致出现较多问题，工作效率降低，无法提升数字档案的建设效率，对经济效益造成威胁。 3.3 队伍建设要求高，使用人才难求 在对档案进行信息化建设的过程中，工作人员的专业素质直接决定建设效率，无论是计算机的操作，还是专业技能的掌握，都要求其具有一定的工作技能。但是，目前缺乏综合素质较高的复合性人才，受到招聘机制的制约，人才竞争激烈性较小，很难将优秀的人才吸引到企业中。同时，企业对档案管理人员的待遇等级设置不高，即使招聘到复合性人才，也很难将其长期的留住，这就导致工作人员的积极性差，并且没有新鲜血液的注入，工作方式传统，无法引进先进技术，不能增强工作活力，对于计算机的操作以及档案管理知识掌握不够严密，导致出现较多档案信息化建设问题[6]。 3.4 服务方式灵活性差 档案管理工作人员所服务的人群就是党政机关，工作环境较为密闭，管理的文件都是需要保密的，这就导致工作人员接触不到顾客，不能形成较为公开的服务形式，工作方式不透明，服务全方位性差，不能更好的提升服务灵活性，导致人民群众所接受的服务质量差。 4、积极推进档案管理信息化的对策 4.1 坚持长期与近期结合的工作目标 根据对相关要求的分析，档案信息化建设与数字化管理应该遵循科学原则、适用原则以及实用原则，在设置近期工作目标的基础上，结合远期工作目标，此时，长远的目标设置要考虑档案管理信息化建设全局，重视先进技术的应用，降低资源的使用，进而提升建设质量。对于短期目标的设置而言，重点关注实用性与可行性。对于基础任务，应该按照相关要求整理档案信息，在整理信息滞后，提升工作执行的精细化，不可以有任何疏漏。在落实近期目标的时候，应该总结经验，完善长期目标，保证可以更好的改善工作情况。 4.2 坚持统筹规划和分布结合的方案实施 对于档案信息化建设，应该重视设施投入环节，根据资金的量度制定采购计划。运行资金必须一次性集齐，如果资金有限，就要分析当地经济发展情况，并且要求档案部门极力争取资金，并且制定一个长远的硬件设施建设制度。首先，可以添加一些先行设备，然后每一年添加一些，不用一次性的完成此类工作。对于计算机等设备，要根据对档案管理人员的专业素质以及操作水平，按照其水平的高低为其配置不同档次的设备。对于硬件设备的引进，高配置的极端应该应用新兴服务器，低配置的极端应该利用旧机器代替。 4.3 坚持引进及培训结合的人力资源开发 应该引进档案管理专业素质较高并且熟悉计算机操作的人才，保证能够更好的引进复合性人才，进而改善人才结构。阶段性的对工作人员进进行专业知识的培训，进而提升其专业素质。 4.4 坚持财政支持及积极自筹的资金筹措 要想更好的提升档案信息化与数字化管理效率，就要重视资金的筹集工作，档案管理部门必须要求领导对财力的重视，因为档案管理部门没有一定的经济来源，所以，政府必须给予一定的资金支持，在解决周转资金费用的基础上，每一年都要基于一定的资金帮助。同时，还要合理的筹集外界的资金，这样，才能保证档案信息化建设与档案数字化管理的可行性。 4.5 坚持长期效益与当前效益结合的工作成果 档案信息化建设也要重视效益性，在执行工作的时候，不仅要加大资金的投入、建设的力度、效率的提升，还要重视档案信息的整体信息化情况。在购置设备的时候，必须保证档案信息目录数据以及办公情况的科学、合理，对于档案数据处理工作，一定要先做好重点数据的处理，再处理一般的档案。对于网站的建设，一定要在网站上设置宣传广告，并且安排专业人员在线咨询以及解答问题，在线咨询服务必须遵循开放性以及文明性，避免出现不利于档案管理工作发展的问题。 结束语： 档案信息化建设与数字化管理工作是较为重要的，工作人员在执行工作的过程中，不仅需要重视信息化建设的效率，还要重视数字化管理的情况，以便于增强档案管理质量。同时，重视综合素质较高的人才，为其提供可观的经济收入，以便于激发工作人员的积极性。 参考文献： [1]李宏艳.档案信息化建设探析[J].黑龙江档案,2011(4):72-72. [2]汪水英,王文华.高校人事档案数字化管理浅析[J].山西档案,2014(4):69-71. [3]吴华,郭盼盼,杨丽等.浅谈如何实现医院数字化档案的管理[J].办公室业务,2014(17):156. [4]王颖.信息化环境下招投标档案数字化管理的创新[J].黑龙江史志,2015(2):60-60. [5]韩亚滨.浅谈企业的档案信息化建设[J].兰台世界,2013(z1):151-152. [6]王淑萍.论高职院校档案数字化管理[J].重庆科技学院学报（社会科学版）,2013(2):190-192. 本文来源：https://www.dywdw.cn/3f60a7d17c21af45b307e87101f69e314332fab0.html
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2022-12-24
