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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 电子档案分类管理探析 作者：王锋 来源：《管理观察》2013年第08期 【摘 要】计算机信息技术与网络技术的普及，为档案工作电子化提供了技术准备与硬件基础，电子档案管理也成为各单位档案工作的重点之一，且越来月发挥重要的作用。然而，在大家广泛关注与研究相关电子档案管理存在问题与对策时，却缺少对于电子档案管理本身的研究，本文立足工作与档案管理的实际，展开电子档案分类管理研究。 【关键词】电子档案 分类管理 管理优势 无论是电子档案还是纸质档案，都涉及到管理的问题。管理的目的，就是为了让档案发挥资源积累、优化总结、警醒教训等方面的作用，为后来的工作作出适当的指导或参考。因而，要立足档案内容的突出特点或作用，根据单位工作的实际，做出切合工作实际的分类。电子档案因为具有存储、传输、修改与整理等方面的优势，因而，更要扬长开展分类管理工作。 1.电子档案管理方法简析 由于计算机技术、信息技术与网略技术的快速发展与不断更新，使得电子档案的管理方法，具有更加多样化的选择性。首先，是电子档案的创作。不管是电子档案以什么样的形式呈现，是word还是excel，都需要工作人员把相关的内容根据工作需要把模板原创出来，再应用于工作中去，进而得到更为详实的工作轨迹的档案资料来，这是档案管理的第一步。实现了人机对话的，完成了档案的从人——机——工作——机的流程。其次，是整理。就是把相关电子档案，按照各种规则、制度或计算方法等，得出相关的结论来，如对具体的工作，根据反馈信息做出总结，对各种相关的检测数据，计算出结论性的数据来等，再反馈给相关部门。再次，是存储。这是最后一项工作，就是在前面工作开展的过程中与完成后，都要对这些资料进行存储，且为了确保档案的安全性，一般要做好备份，以备万一原档案出现差池的时候运用。 2.电子档案分类管理优势探析 由于电子档案，主要是依靠人机对话来完成的。不管多么先进的计算机与其他技术，最终都人来研发、操作的。因而，其分类管理优势，还是相对于纸质档案而言的。一是，占据空间小。对于电子档案的分类，无非较多人手，一般只需要一机一人，便可顺利开展。二是，便于查阅。由于电脑本身软件的查找等功能，无论你需要查阅什么档案，只要里面有的，只需要几秒中即可获得相应的答案，相对纸质档案可以节约大量的时间。三是，易于纠正、修改。电子档案虽然因为一定的程序软件，对于一些相关人而言难以修改，但是，在遵照制度的情况下，按照程序，还是可以做出修改。如总结报告里面的错别字，统计表格里的数据等等。四是，提 本文来源：https://www.dywdw.cn/9c27aea6a55177232f60ddccda38376baf1fe08d.html
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2022-05-01
