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素材分类管理及索取 一、从形态维度分类 这是从素材的外在表现形态考虑，把素材按形态划分为若干类别，建立“类型库”。素材的表现形态有三种分法： 1.按载体分大致有四类。一类是手写资料，是在阅读中亲手记录、摘抄而形成的资料，这类资料最好用专门的记录本，可按内容准备不同的本子。第二类是剪辑资料，是从报刊杂志或其他纸质资料上裁剪下来粘贴汇集而成的资料，为便于管理，最好准备专门的剪辑本，条件允许时，还可以按刊物类型分类。第三类是电子资料，是在电脑中复制而成的资料，这种资料是本文探讨的主要对象。第四类是网络资料，是在手机或电脑里通过“收藏”功能保存下来的资料。2.按内容分大致也有四类。即文字、图片、音频和视频。这几种素材，要数文字资料数量最大，可以说是素材中的绝对主角，是文字工作者的主要武器。而图片、音频和视频资料通常只作为痕迹资料保存，通常用来辅助记忆。譬如，在某种场合，由于领导讲话语速快、记录不方便等原因，手写跟不上，难以保证记录的完整性和准确性，这种情况下，就会用设备先录下来，回来慢慢听。这些素材由于格式、大小不一，建议分门别类建立文件夹，分别存储。 3.按存在形式分有两种。以上几种划分，不管是手写、剪辑、电子、网络，或是文字、图片、音频、视频，归根结底就两种形态。一类是实物形态，如读书笔记、工作笔记、剪贴本、复印件等，以物质的形式存在。另一类是虚拟形态，主要是指电子版本、网络链接等，以虚拟的形式存在。在当今信息技术越来越发达的今天，虚拟形态的资料越来越占主流，值得我们深入研究其管理方法。 二、从业务维度分类这是从机构和职能的角度考虑把素材归入单位、部门或具体职能之下，建立“业务库”。业务划分有三个层次： 1.单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的资料，首先要站在全单位的高度，以单位名称建立一个根目录，用这个根目录来统领所有部门的资料。如果从外单位收集的资料数量多、规律性强，为防止与本单位资料混淆，不妨给外单位也建立素材库，如“省商务厅文件”“某某市政府文件”等。 2.部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系，分为若干层级和组成部门，如办公室，人事部、财务部、市场部、技术部等，每个部门必然会产生很多资料。若是作为单位的综合文稿起草者，意味着每个单位的资料都不能放过，把它们笼统地堆在一起显然不行，最好还是按部门、层次，为每个部门建立一个资料库，归口管理为宜。 3.职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责，都要负责一些非常具体的工作任务。每种职能和任务都意味着一系列的材料，要把它们管好，还不能忽略这一茬。比如，办公室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理等职能，在管理资料时，要细化到职能职责这个层面才行，对其他部门来说，也是一样的道理。 本文来源：https://www.dywdw.cn/cdd09d2713a6f524ccbff121dd36a32d7375c72b.html
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2023-01-03
