【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《采购合同、付款及发票管理制度》，欢迎阅读！
采购合同、付款及发票管理制度 一、采购合同管理制度 1. 采购合同签订范围及审批程序 本公司采购合同涉及范围包括但不限于：物资、设备、劳务、外包服务等。采购管理部门将制定合适的采购计划并拟定合同草案，经业务部门审核后上报公司领导审批签字。采购合同的审批程序应该合规合理，不违反公司规章制度、法律法规及客户要求。 2. 采购合同的签订及失效 公司与供应商签订的采购合同应明确合同生效时间、合同期限、合同变更及解除条件、双方权利义务等内容，并签署生效。一旦在合同期间内违反合同的任何条款，公司有权行使解除合同的权利。合同有效期届满前若要续签，则需在合同到期前四周内提出提前一个月通知，并经过审核批准方可续签。 3. 采购合同的备份与归档 采购合同文件应按照规定备份，纸质文件与电子文件进行存储。电子存档需要保证数据的安全性，并需备份在多个地点。合同文件的归档应按年份、类别、编号等方式进行分类归档，并需定期进行备份。 二、付款管理制度 1. 付款流程及审批程序 公司财务部门应按照付款计划及相关合同要求，及时安排工作人员审核审批付款申请，以保证合规合理的付款管理。付款审批程序应该设计合理，详细记录付款过程，并需要获取相应的核准签字、印章等信息，用作后续的跟踪审核。 2. 付款申请单的制定及保管 付款申请单是财务部门审核付款的基础，需要完整、准确地填写相关信息，如供应商名称、项目名称、付款金额、付款方式、专管负责人、发票信息等。填写过程中，需要注意信息的准确性、完整性及真实性并加以保密。付款申请单的保管应单独存放，并设置专人负责定期检查和审核。 3. 付款方式及周期的规定 公司应根据不同情况及供应商要求确定采用的付款方式。本公司付款周期大部分为先验货，后付款。若需改变支付方式或周期，需再次核对合同条款、供应商要求等，并需经过公司领导审批方可变更。 三、发票管理制度 1. 发票管理的标准化控制 本公司对发票管理采取标准化管理方式，员工需要熟知发票相关规定及管理制度，并要求发票完整、清晰、真实，与合同文件及物资实物一一对应。如有不符或疑问需及时核查；发票录入应精准无误，并要求及时归档。 2. 发票领用及使用规定 发票管理人员应严格申领程序，确保所有的开票需求的来源真实合法。领用发票前需核对票据号码及发票面值及数量。领用后，应按规定机打、手写出票，必要时须经过专门核实。发票应及时妥善保管，避免遗失、被盗、损毁等情况发生。 3. 发票存档及销毁 对于所有的发票，需按照年份、类别、月份等进行分类存档和管理。同时，需要定期进行两年以上的凭证销毁，销毁前需经过审核批准，销毁后做好销毁记录和存档记录。任何相关人员不得私自销毁已经存档的凭证。 本文来源：https://www.dywdw.cn/cb941062a46e58fafab069dc5022aaea998f41b9.html
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2024-01-13
