资料档案归档保管借阅保密登记及销毁制度

2024-04-06 21:40:25 第一文档网 [ 字体：小中大 ] [

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资料档案归档保管借阅保密登记及销毁制度

1. 保密要求

在资料档案的整个保管和利用过程中，必须严格遵守保密原则，保障国家、企业和个人的利益，确保资料档案的完整、真实、准确、安全。具体保密要求如下：

1.1 所有资料档案必须按照国家和企业的保密规定分类，并采取严格的措施进行保密管理。

1.2 涉及机密、重要的秘密或敏感信息的资料必须实行“多密级”管理，需要授权公安管理部门审批后方可处理。

1.3 员工必须对其使用过的资料档案进行保密，不得随意泄露、复制、提供给未授权的人员。

1.4 对于涉及其他组织或个人权益的资料档案，必须依法保密。 2. 资料档案的归档保管

为了保障资料档案的完整、真实、准确、安全，资料档案必须进行严格的归档保管。具体归档保管要求如下：

2.1 按照国家和企业的规定，对资料档案进行分类，建立科学合理的管理制度，实施严格的管理措施。

2.2 必须建立相应的管理机构和工作制度，确保资料档案被科学分类、归档，记录档案的位置，建立档案目录、档案管理系统等。

2.3 建立查阅制度，确保查阅与利用资料档案的合法、科学、公正、便捷。

2.4 建立定期检查制度，发现问题及时处理，确保资料档案的安全。 3. 资料档案的借阅登记

资料档案的借阅必须按照国家和企业的规定进行登记管理，以确保资料档案的利用是合法、规范、安全的。具体借阅登记要求如下：

3.1 部门或个人在借阅资料档案时，必须先向所在部门的档案管理员提交申请。

3.2 档案管理员对借阅的部门和个人进行审核，并进行借阅登记，记录借阅人、借阅日期、借阅期限等信息。

3.3 每个借阅人必须依照规定填写借阅记录，离开时须在档案管理员的监督下检查资料档案的完整性，如缺少或有损坏，必须补充或修复。

4. 资料档案的销毁制度

资料档案的销毁必须按照国家和企业的规定进行，以避免有关信息的泄露和丢失等问题。具体销毁制度如下：

4.1 资料档案必须按照规定的时限进行归档保管，超过规定的时限，必须经过审核并得到批准后再进行销毁。

4.2 普通档案到达规定的保管年限后，必须进行销毁，确保档案的及时更新和精简。

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