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龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 基于精益管理视角的财务微改善 作者：刘春艳 来源：《财会学习》2019年第08期 摘要：财务管理是企业管理的中心工作，联系各个子系统的桥梁和纽带，是最具综合性的管理活动，也是面向企业的服务窗口。为改善服务水平，提升工作效率，本文从精益管理的视角，从细微之处提出了改善建议。 关键词：精益管理;财务管理;微改善 企业管理是一个系统工程，财务管理则是联系各个子系统的桥梁和纽带，是最具综合性的管理活动。作为财务部门的基础性工作，出纳工作主要是按规章制度，办理本单位的现金收付、银行结算及有关账务等。因此，出纳工作实际上可以看做是一种面向企业内部熟悉客户的服务工作，而且具有与精益生产相似的“多种类、小批量”的特点。将倡导效率的精益管理理念引入出纳工作中，就可以达到以最小投入创造最大价值、为客户提供及时和高质量服务的目标。精益思想倡导“自我反省”和“现地现物”，主张在工作中发现问题并不断自我改进，要求每个人都要深入一线，基于实际情况进行管理。而将这两点结合起来，就是要在日常的工作实践中持续不断进行改良和创新，探索出好的做法并使其标准化，使得大家都可以做到更好。因此抓住了这种微改善，也就抓住了精益管理的中心环节。 既然微改善的目标最有效率地满足客户需求，那么该如何评判客户是否满意呢？ 全美最权威的客户服务研究机构美国论坛公司，用近10年的时间，投入数百名调查研究人员，对全美零售业、银行、服务维修等14个行业的近万名客户和服务人员进行了细致深入的调查研究，发现一个可以有效衡量客户服务质量的RATER指数。RATER指数是五个英文单词的缩写，分别代表Reliability （信赖度）、Assurance （专业度）、Tangibles （有形度）、 Empathy （同理度）、Responsiveness （反应度）。而客户对于企业的满意程度直接取决于RATER指数的高低。根据调查，受访客户认为这五个服务要素中信赖度和反应度是最重要的。 借鉴这一调查研究结果，从增加信任和提升对市场变化的反应度入手进行微改善，应该是更有效率的。而从出纳报销工作的实际出发，由于业务主要面向企业内部，报销双方都是“熟人”，相互之间已有良好的信赖度，所以微改善要聚焦于提升反应度，将客户没有得到充分满足的需要作为提升效率的机遇，从以下几个方面进行尝试： 一、微改善可以向标准化要效率 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 精益生产追求全过程的高质量、一次做对，标准化在其中的作用不言而喻，标准化要求所有人都对制度认真遵守和执行，实现合作默契有序，避免相互阻碍，形成内耗。同时，标准化也要求将企业中最优秀的做法固定下来，使得不同的人来做都可以做到最好，发挥最大效率。具体到出纳报销的日常工作中，可以从两方面做出微改善： 一是通过翻译整合制度，打破信息不对称。很多时候报销人并不是主观上拒绝执行制度，而是找不到或看不懂相应制度，在遵循制度上无所适从。针对这个问题，可以运用流程建设思维，将分散、抽象的报销制度文件转化为清晰易懂、可操作性强的“流程图”，提高对制度的理解和执行效率。同时，绘制“流程图”的过程也是一个加强工序和质量控制、排除无效劳动、优化细化标准，最终打造无间断流程的过程。因此，要在绘制“工作流程图”的基础上，逐步加入各流程节点的说明书，从而形成“系统化作业指导书”，实现了从“规范严谨”向“系统全面”的转变。除了上述出纳报销业务，关于规章制度的信息不对称还存在于很多其他的业务中，我们可以按照精益思维，不断探索流程优化，使大家都能循规蹈矩办事，按部就班地提高效率。 二是聚焦易错问题，进行风险防控，避免问题重复出现。报销人员因工作等原因可能经常变动，也会有对办理业务不熟悉的“新人”。为了避免因偶尔出现的错办误办影响整体效率，可以从流程建设层面出发，充分利用质量管理体系建设、岗位廉洁风险排查和法律风险防控体系建设的相关成果，系统梳理并识别管理、廉洁、法律层面的风险点，明确风险等级，并将其细化到流程节点。通过制定完善《关于报销的温馨提示》等方式，达到风险预警与工作指导的双向促进和融合。要树立“问题即是机会”的意识，把遇到三次以上的典型问题整理成“明白纸”并不断更新，广泛传播从每个个体验中学到的知识。如果能够建立一个更大、涵盖业务更广泛的典型案例库，各种“新手”就能更快、更容易地融入系统中，从而提高整个流程的运转效率和可靠性。 二、微改善可以向流程化要效率 建立“精益”的企业文化，树立事项全流程理念，推动职能模块化管理向事项流程化、网格化管理延伸。以流程为载体，采用过程方法、风险思维、PDCA持续改进、流程信息化手段，提高精益服务的能力和水平，提升企业运行效率和效益。为确保工作成效，避免出现夹生饭，建议采取“先培训、再方案、后实施”的推进步骤。一是加强顶层设计。首先为高层领导举办流程建设专题培训班，确保领导首先成为精益理念的践行者和流程建设的明白人。二是研究制定方案。拟定出可行性高的流程建设方案，并建立循环督导机制，推动流程建设工作落地，可依据各单位方案对流程建设情况进行阶段性验收并将结果纳入工作业绩考核。三是全面推广执行。由于流程建设和精益管理涉及财务活动的方方面面，需要全体员工的重视和参与。因此，要通过教育、培训，使各层级员工熟悉流程并掌握精益生产的基本方法，使得“用流程思考问题、用流程解决问题”成为一种自觉行为。用激励的手段来激发员工的主动性和协作性，最大限度地发发挥员工的个人能力和群体智慧。还可以建立跨部门流程接口，明确各流程间的关系和引用方法，使流程衔接运转更加顺畅。 三、微改善可以向信息化要效率 龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn 精益管理以流程管理为核心要义，除了做好人的工作和加强制度建设外，还可以信息化为平台，解决现有问题，实现工作中一些新的突破。 推动会计核算平台由“能用”向“好用”转变。比如，通过建立凭证模板，借助简单的复制+粘贴功能，就可以解决手工输入的耗时和易错等问题，并使得会计凭证格式规范统一。考虑到部分会计平台具有辅助核算功能，可以进行快捷查询统计，建立凭证模板带来的效率提升更为可观。通过系统自动生成上划下拨资金和内部存款增减两类凭证，既能在一定程度上节约时间、提高生成凭证的准确性和一致性，更重要的是，通过平台生成凭证便于随时查看某笔资金是否生成过凭证，避免遗漏、重复，提高了会计核算的准确性。 推动网上银行从“单笔支付”向“批量支付”迈进。每次按模板将付款人信息、收款人信息等录入excel工作簿，就可实现数百笔支付一次性完成。针对每次批量支付中付款人的相同特点，还可对每个付款账户制作个性化模板，并可借助在模板中设置在数据库中自动获取该人账号信息，省去单独查找账号信息这一步骤。 推动公积金缴存由“现场办理”向“网上办理”迈进。可以借助公积金网上办事大厅办理公积金变更、查询、缴存等业务，将原来需要半天才能完成的公积金缴存业务，在半个小时完成，提高效率六倍，将原来需要四个部门协作完成的公积金缴纳事项，简化为财务部门配合人事部门即可。 四、微改善可以向便民化服务要效率 除了规章制度、信息化这些客观的因素，精益生产强调人力资源的重要性，把员工的智慧和创造力视为企业的宝贵财富和未来发展的原动力。而在提升业务办理效率和客户满意度方面，人的因素更是具有决定性意义。所谓“便民化”就应该设身处地的替“客户”着想，让人在报销时感到便捷和舒适。例如，为了让报销人员少跑一趟腿，可以制作《关于报销的温馨提示》在事前防范差错;为了让客户少写一个字，可以在报销单上完善印制的信息;为了让客户少动一分脑筋，可以把各个报销单上签字的位置相对固定下来。 总之，精益管理源自日本丰田汽车公司的精益生产，它不仅是一种管理方式，也是一种态度，即创造真实价值，坚决消灭可见或不可见的浪费。精益管理涉及系统结构、人员组织、运行方式和市场供求等多方面变革，是一项具有长期性、根本性的工作，既要有一抓到底的决心、持之以恒的韧劲，也要注意避免生搬硬套，而应该灵活运用。 本文来源：https://www.dywdw.cn/f3e7e9e8ae45b307e87101f69e3143323868f508.html
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2023-04-29
