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装备采购合同管理规定 篇一：采购合同管理制度 采购合同管理制度 总则 1. 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。 2. 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。 采购合同的编写 1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。 2. 公司一次性采购物品金额高于购（成都市外）必须签订合同。 3. 采购合同的编写程序。 1) 选择供应商。必须是公司认可合格供应商。 2) 进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购 物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。 3) 拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案 拟定采购合同草 案，报送法律顾问审核及总经理\分管副总进行审批。 4) 拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经 理\分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。 4. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。 1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 2) 采购物品的单价、总价。 3) 采购物品的数量与规格型号。 4) 采购物品的品质和技术要求。 5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。 6) 采购物品的验收标准和方式。 7) 付款方式和期限。 8) 售后服务和其他优惠条件。 9) 违约责任和解决争议的方法。 5. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。 采购合同的签订 1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。 2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。 3. 对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。 4. 签订后的合同由财务部保管。 采购合同的执行与控制 1. 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。 2. 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。 3. 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。 4. 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。 5. 在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。 6. 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。 采购合同的修改与终止 1. 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。 2. 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。 3. 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。 4. 有下列情形之一者，视为合同终止。 1) 因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。 2) 因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。 3) 出现违背合同条款的状况。 4) 逾期没有履行合同约定的。 5) 发生符合合同条款中合约解除的事项。 合同纠纷的处理与合同管理 1. 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。 1) 与供应商协商解决 2) 请第三方协调解决。 3) 由仲裁机构进行仲裁。 4) 通过法律途径解决。 2. 采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。 1) 泄露合同内容。 2) 私自更改合同内容。 3) 丢失合同。 4) 在合同签订做资料保管中损害公司利益。 3. 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经 济处罚，情节严重者将 依法追究其法律责任。 附则 1. 本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。 2. 本制度自总经理\分管副总办公会议审议后执行。 篇二：采购合同执行管理规定 目的： 为了进一步严格合同执行力，加强供应商管理，控制采购成本，特制定采购合同执行管理规定。 适用范围： 本规定内部定适用于公司采购流程所涉及到的相关部门，外部适用于供应商管理。 定义：无 权责： 采购部负责本办法的制定、修改及解释 总经理负责本规定的核准 相关部门依本规定严格执行，并根据执行情况依规定处理 内容： 规范合同条款，并严格按照合同条款执行，执行情况依合同条款处理。 合同中应明确规定采购数量、规格型号、单价、数量、税率、提货方式、出厂 检验报告等必要项目。 采购数量规定 原则上采购数量严格按照合同数量执行。 小包装辅料方面，具体执行依采购量大小，允许有少量正负偏差的情况。 偏差数直接写在合同条款里，结算时按实际入库数量结算。 对于以过磅结算的直接生产辅料，以我司过磅数量为货款结算标准。财务 部需提供地磅过磅单给采购部，到货入库时,对于整包或整桶的生产辅料,储运部仓库部门需将入库包数或桶数以及入库吨数一起提供给采购部,包数或桶数作为采购数量控制依据，吨数作为与供应商结算时的依据。 采购到货日期规定 严格按照合同规定的到货日期执行，不按规定执行的依合同条款给予惩 罚。由于实际执行变更等原因，以不影响工厂运转为前提合理安排。 因下述不可抗力造成到货延期等情况除外：并在合同结算时注明。 天气原因（雨/台风/等） 我方原因（仓容/要求推迟到货/生产安排等情况） 退换货等原因造成的到货推迟 其他不可预见或不可抗力等原因 在不影响工厂运转的前提下，采购部有权要求供应商在不能按规定执行时 要提前与我司沟通，采购部要知会相关部门，在合同结算时注明。 不合格品处理规定 原则上不合格品直接退货或换货。 出现让步接收的情况以不影响使用为前 提，不会造成公司利益损失为原则。 如果出现让步接收情况，必须填写不合格品处理申请单，按流程审批，通 过后方能执行。 让步接收审批流程： 由品管部建议 财务经理意见 总经理意见 附件 《不合格品处理申请单》 篇三：设备采购合同执行与管理的规定 设备采购合同执行与管理的规定 1.目的和适用范围 目的 为了规范和加强设备采购合同的监督执行与管理，确保 工程建设设备的质量、防止和避免股份公司的利益受到损害，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于冶金设备科、通用动力科、电气设备科（以上三科简称专业科，下同）、综合计划科对设备采购合同的监督执行与管理工作。 2.专业术语 设备采购合同的执行 对工程建设所需的设备而签订的书面设备采购合同生效后，严格按合同条款规定，认真履行直至全部义务履行完毕的全过程。 合同纠纷处理 指签订的设备采购合同在执行中，当事人之间就合同约定的权利与义务所发生的争执，实质是合同当事人切身利益发生冲突的一种反映。为妥善处理纠纷通常采用：协商、调解、仲裁和诉讼四种解决办法。 3.管理职责 股份公司授权设备供应公司代表股份公司对外签订基本建设、技术改造和重点改扩建工程的设备采购合同，并归口统一管理。 股份公司总经理授权设备供应公司主要行政负责人及有关业务人员作为委托代理人，具体对外签订股份公司建设工程国内设备、委托加工合同；进口设备的国内招标，办理 设备分交手续；库存积压设备的对外销售；仓储、运输等方面的合同。 委托代理人在签订经济合同时，不得超越“法人委托书”载明的授权范围、授权权限及委托期限，并使用股份公司统一刻制的设备合同专用章。 综合计划科职责 综合计划科是设备供应公司各类经济合同的管理部门，并配备兼职综合合同管理员。负责向法律事务室申请办理或变更“法人委托书”，负责合同的汇编、检查，考核合同的履行情况，并向法律事务室报送合同统计报表。 专业科管理职责 专业科配备专职合同管理员。负责集中管理和传递设备采购合同，按类〈或按工程〉建立合同台帐；负责办理并严格审查设备采购合同货款的承付及申请借款事项；负责每周一次收取设备验收入库单、随箱资料，并审核是否与设备采购合同相符，随箱资料转交综合计划科档案室统一保管；负责将修改变更后的设备采购合同反映到合同台帐上；负责检查合同执行情况，掌握动态，对愈期交货、在途、待验设备提出分析改进意见，填写合同统计报表；每年年底负责对分承包方的合同金额做一次累计，作为下次评审合格分承包方的依据；参与经济合同纠纷的解决，负责设备采购合同的正式文本、附件、往来电报、书信等有关材料的收集保管，合 同履行完毕存档备查。 委托代理人（或设备供应员）的职责 ⑴委托代理人必须熟悉项目可行性研究报告和初步设计，了解工程项目的规模、能力，掌握工艺流程，设备选型，施工进度和股份公司的计划按排情况，使所采购的设备满足质量、数量、价格、时间要求。⑵遵守法律、法规，坚持平等互利，协商一致的原则，维护股份公司的利益。 ⑶审查对方当事人的主体资格，资信情况，履约能力，签约人的资格等，实行生产许可证的产品〈如锅炉、压力容器和电动双梁吊等〉，还应审查分承包方的生产资格，以保证安全使用。 ⑷合同条款完备，责任明确，格式规范，内容合法，用语准确。⑸不得超越“法人委托书”载明授权范围和权限。 ⑹负责设备合同的执行变更及纠纷的处理工作。 2 ⑺按照合同条款规定，负责赴厂监制及联合检验。 ⑻负责设备验收入库单中“三缺”问题的处理，负责设备安装调试中出现的质量异议的处理，填制工程设备质量报告单、设备修配改委托签证单等。 ⑼负责分承包方送货到库设备抵站报告单的填制。 ⑽负责将工地上的退库设备装车运回设备仓库，并填制退库单。 财务科的职责 设备核算员负责分类建立设备合同付款台帐。 设备核算员负责审查设备采购合同的付款条件，按照付款条件的有关规定认真执行。 设备核算员负责设备入库的划价工作，每周一次到设备仓库收取 设备出库单并办理设备出库的财务核销工作。 4.管理程序及要求 设备采购合同的一般条款包括： ⑴设备的名称、型号规格、性能、数量、供货范围及交接点； ⑵设备的质量及技术标准； ⑶设备的防腐及包装标准； ⑷设备的交货方式、运输方式、到货地点、收货单位； ⑸设备的交货期限； ⑹设备验收方法、检验标准及资料交付； ⑺设备的价格及结算方式； ⑻违约责任及其他。 设备采购合同的审查及批准 合同的审批权限。合同价款在20万元（含20万元）以下、20～ 50万元（含50万元）、50万元以上，委托代理人在签订合同时应分别报科长，分管副经理、经理审批签字。内容复杂、重大的设备采购合同，必要时报法律事务室审查，并报股份公司主管副总经理备案。 合同的审查。包括价审、量审、合法审。 3 ⑴专业科科长负责本科内部审查，主要审查设备采购合同的可行性、合理性及规范性，严把合同的价格关。内审后签字确认，并按照分级审批的程序执行。对变更和修改的设备采购合同也应再次进行内审。 ⑵综合计划科工程计划员负责合同的最终审查工作。 一是进行设备采购合同的必要性审查。使合同与设备供应计划单内容相符，贯彻先利库后订货的原则，杜绝盲目订货和无计划采购。 二是进行设备采购合同的可行性审查。即审查选择的分承包方的合理性，在同等条件下，按照“先近后远，比优选厂”的原则，在合格（或试用）分承包方名册中比价采购。 三是进行设备采购合同的合法性审查。审查分承包方的主体资格、资信情况、履约能力、签约人的资格等，使合同符合国家的法律、法规。 四是进行设备采购合同的规范性审查。必须使用国家工商行政管理部门统一印制的规范性合同文本，审查合同条款是否完备，用词是否严密，责任是否明确，手续是否完备，签章是否齐全。 五是进行设备采购合同的价格审查。审查的依据是设备概算，审查的重点是分承包方的原始报价或分项报价资料， 货比三家的对比资料，经复核后选定合理的价格，以降低采购成本。 经审查后，对符合要求的合同加盖设备合同审查专用章，退委托代理人加盖设备合同专用章，合同生效，财务科才能办理付款手续。 设备采购合同台帐的管理 设备采购合同生效后，专业科设备供应员应在三天之内把四份（大型工艺设备合同一式五份）的完整的合同文本交给专业科合同管理员，合同管理员在一个工作日内按规定分发完毕。 专业科合同管理员应在一周内按照分承包方或设备类别，分单项工程建立合同台帐。 专业科合同管理员应在设备采购合同台帐上及时详细记载合同执行情况（包括：付款、修改、变更情况等）。 专业科合同管理员对当年未执行完毕的设备采购合同，于次年二 4 月底前完成重新建立合同台帐工作，并注明“结转”字样。 专业科合同管理员应认真审核和办理设备货款付款手续，并把办理情况及时记载到设备采购合同台帐上。 设备采购合同简要抄件 推行电子计算机辅助管理，按照计算机管理流程，由综 合计划科工程计划员负责把设备采购合同转化为合同入机凭证，一月四次输入计算机，每月底按单项工程打印合同抄件一式八份，报经理一份，送设备仓库六份，留存一份。 设备采购合同执行 设备采购合同的清理 设备采购合同生效后，专业科设备供应员根据合同条款规定，要定期清理合同的执行情况，设备加工制造周期在六个月以内，要一个月清理一次，加工制造周期在六个月以上的，每两个月清理一次，清理内容包括：预付款支付后分承包方进行生产准备情况，支付进度款后，设备加工制造完成情况，出厂前的检验、到货、验收付款情况等。 设备加工制造过程中赴厂监制，严格按照采购设备监制的管理规定执行。 设备采购合同的变动 设备采购合同的变更、修改、撤销由设备供应员负责办理，并把处理结果报合同的原审查批准人签字，加盖设备合同审查专用章，合同变更单、修改单、协议书、撤销原合同的有效文件等，整理好后交给专业科合同管理员。 专业科合同管理员对合同变更的管理，合同管理员收到合同执行过程中的有效变更文件在一天内与原订合同装订在一起，并清楚、详细地在合同台帐上反映出来。 财务科设备核算销员收到有效的设备采购合同变更文 件后，查找出原合同，在合同付款台帐上登记。 专业科设备供应员接到设备验收入库单一周内，根据设备采购 5 篇四：物资采购合同管理制度 物资采购合同管理制度 1、物资订购计划实行招议标结束后，必须及时签定供货合同。 2、合同内容必须完整、明确、清晰，必须写清物资名称、规格型号、质量和技术标准、数量、计量单位、包装、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、有产品许可证、产品质量证明书、产品合格证、防爆合格证、煤矿安全标志及结算办法，验收办法、违约责任等。 3、按合同法要求认真填写合同内容，交由矿有关部门领导审核后，由经办人、矿有关领导签字加盖公章，合同生效。 4、签定合同后，及时进行分类整理、建立台帐、专人管理、并记录合同执行情况，业务函电交移等原始资料也必须妥善保管。 5、对三产产品的订购，同样采取集中议方式，每月议一次、结算一次并签定合同，做好议价记录以备存查。 黔金煤业供应科 20XX年1月1日 篇五：采购合同管理规定 1 目的 为规范物资、设备采购及外协加工合同的签订、审批与管理，保障公司利益不受侵害，特制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于供应部所有采购和外协合同的签订、审批与管理。 3 职责 供应部是公司物资采购、设备采购与外协合同的归口管理部门，负责合同文本的编制、合同的签订等。 各系统分别负责授权手册规定中职权范围内合同的批准。 4 管理内容 合同的签订 合同文本（见附录A）中应注明合同签订地点、物品的名称、品牌、型号、数量、品质要求、含税单价（税率明确）、包装、运输方式及承担方、交货地点、检验方式、货款支付方式、交货时间、违约责任和仲裁机构等。 大宗原材料中线材等金额在50万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在50万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。 料盘、液化气、底布、带钢、弹性钢丝、棉布、天然胶等其它AB类物资（具体明细见附录B）金额在20万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在20万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。 C类物资（具体明细见附录B）金额在10万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在10万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。 设备、项目采购及协议类（含维修）金额在5万元及以下的合同由供应部经理批准，金额在5万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。 外协原材料单件合同5000元及以下或合同总金额5万元及以下的合同由供应部经理批准；单件合同5000元以上或合同总金额5万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。 外协加工在单件合同5000元及以下或合同总金额10万元及以下的合同由供应部经理批准；单件合同5000元以上或合同总金额10万元以上的合同由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。 主要原辅材料（见附录C）应签订《物资采购年度（或季度）框架合同》，由供应部经理审核、物资需求系统负责人批准。每次下单订货时，除通过络申报确认、邮件往来确认外，均需进行书面盖章确认，进行存档。 合同的审核、批准以《用印申请单》的形式，按照《授权手册》的职权范围进行审批。凡合同中手写改动，均需改动方签名盖章，双方留存。 支付条款中需支付订金或预付款的合同，在合同签订后、支付相关款项前需留存一份复印件至财务部备案，作为 财务部付款的依据。上述各类合同签订后必须有一份复印件随附发票留存财务部备案，作为财务部最终付款和财务审核的依据。 单笔订单在3000元以下的物资可由采购员根据市场情况进行询价的情况下直接确定价格，可不签订合同。 单笔订单在3000元—50000元的物资，若无法签订合同，在《比价表》或《议价表》中备注栏中说明，报供应部经理审批后执行采购。 合同的执行 当合同执行过程中有一方有异议或需要变更或解除合同时，在不损害公司利益的情况下，根据原合同签订授权进行变更或解除，由供应部与对方以书面形式变更合同或签订补充协议。 合同执行过程中发生价格调整，则根据新合同的审批权限进行审批后执行。 供应部应及时跟踪采购合同的执行情况，并将主要原辅材料合同执行情况作为合格供方的评定依据。有纠纷经协商不能解决的，应呈交法律顾问提出处理意见。 采购合同属于公司的保密文件，在法律的框架内，与合同接触的人员必须对采购合同的保密性负责，具体按照《保密制度》执行。对违反本规定者，按《员工奖惩条例》处理，及至诉诸法律解决。 合同未按签订条款执行的处理 供货延期15天内的（含15天），如收违约金，由供 应部经理在合同复印件上明确金额；供货延期15天以上的，由原合同审批人在合同复印件上说明是否收违约金，如收取须明确金额。随附发票交至财务部。 在合同执行过程中，如果发生质量问题，评审通过的且合同有明确约定折价额度的按合同执行，如果合同没有明确约定的根据评审结果双方协商处理；评审未通过的按合同约定处理解决。 合同的存档 每份合同用印时，需留一份给档案室存档。 南通本部、国强基地合同存档至南通本部档案室，白银基地合同存档至白银档案室。 5 附则 本规定解释权归供应部。 6 引用文件 无 7 支持性文件 《员工奖惩条例》 《保密制度》 《外协管理规定》 8 附录 附录A：《采购合同模板》 附录B：《ABC类物资明细表》 附录C；《主要原辅材料合格供方名单》 附录A：《采购合同模板》 采 购 合 同 供方： 合同编号： 需方： 签订时间：签订地点： 一、产品名称、品牌、型号、数量、价格、金额： 1、产品技术要求见图纸、技术协议、技术标准。相关技术文件须经过双方签章，并作为合同的附件。 2、产品技 术标准（包括质量要求）：按国家、行业或企业相关标准执行。 三、供方对质量负责的期限：需方验收合格之日起 。 四、产品包装： 1、包装标准：按 执行，保证运输过程中货物不损坏、不变形。包装物的供应与回收（免费，不回收）。 2、产品包装不符合合同规定，造成损失由供方赔偿。 五、产品验收： 1、产品的验收由需方负责，验收按执行。 2、供方提供的产品不符合合同规定的，由供方负责退换。 六、运输过程中造成的损失由供方负责。 七、违约责任： 1、合同生效后，供需双方必须严格履行合同所规定的各项条款，不得擅自变更或解除合同，违约方应支付给对方合同总金额的％作为违约金。并承担因此造成的其他经济损失。 2、供方延迟交货的，每延迟一天，乙方有权从货款中按合同总金额的 ％扣除，作为违约金。如已付款，则供方将另行按此额度办理付款，作为违约金。 3、供需双方的任何一方由于不可抗力的原因，不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，在取得对方书面同意后，允许延期履行、部分履行或不履行合同，并根据情况协商免除部分违约责任。 八、本合同如遇有争执，双方应在平等、友好基础上协 商解决。若协商不成，双方同意以需方所在地法院为第一审管辖法院。 九、合同如有未尽事宜，须经双方共同协商，做出补充规定。补充规定、附件与本合同具有同等效力。 十、本合同经双方签章之日起生效。合同壹式两份，供需双方各执壹份。本合同传真件有效。 十一、其它约定事项： 采购合同管理规定 篇六：采购合同管理制度 【采购合同管理制度】采购管理制度 一、实行统一采购物资的范围 本厂所有的外购物品实行统一采购管理，具体范围包括： 1、生产所用原材料、辅助材料(含直接材料、间接材料、消耗品); 2、机器、设备、工具(含零配件、量具、检验仪器、模具等); 3、办公事务用品及文具用品、表单印制。 二、相关部门的工作职责 1、销售部门的工作职责 (1)根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。 (2)根据产品销售趋势，拟订材料采购价格要求。 2、生产技术部门的工作职责 (1)根据本厂产品特点，编制产品材料、辅助材料耗用定额，作为原辅材料采购的基础数据。 (2)根据生产计划，编制材料需求清单。 (3)根据本厂产品销售趋势、生产加工能力，为降低采购成本，减少采购费用，会同销售、供应、仓储、财务部门拟订大宗消耗原辅材料的库存储备安全定额，报总经理批准后执行。 3、供应部门的工作职责 (1)向供货厂商询价，筛选供货单位，报经总经理审批确认。 (2)对经总经理审批确认的供货厂商，供应部门应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务处理，须先经财务部门审核确认，然后报经总理审批后确认。 (3)根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制材料请购单，报经总经理批准后组织采购。 (4)采购物资运抵本厂后，根据本厂内部控制的流程规定，签发入库单或待检验物资入库单，交本厂有关部门办理质检、点数入库手续，并核销采购计划。 (5)对现款采购的材料物资，付款时审核供货厂商的结算凭证、本厂的入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及总经理审批付款。 (6)对赊购物资在本厂规定的挂帐结算日，审核供货厂商提交的入库单、退货凭证，根据采购合同规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核。 4、财务部门的工作职责 (1)设置供应商、委托加工厂商资料档案，做好采购合同备案管理工作。 (2)认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。 (3)对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有关部门纠正，避免给本厂造成经济损失。 (4)设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。 (5)做好与仓库、采购、销售部门的账账、账实的核对工作。 5、质检部门的工作职责 (1)根据供货厂商的信誉度，分别采取抽检或全检的方式，及时检验采购入库的外购物资、委托加工交库产品的质量，并在入库单上签证确认。 (2)凡检验不合格的物资、委托加工工件应拒绝办理签证确认手续，并及时报告有关领导处理。 6、仓储部门的工作职责 (1)凡购进的各种材料、委托加工收回的工件等物资， 必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时记入库存台账。 (2)对赊购采购的物资，在挂帐结算签证时，认真审核退货资料，避免给本厂造成经济损失。 7、其他部门的工作职责 其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报经有关部门审核，并经总经理，必要时董事会审批后，交供应部门办理采购事务。 三、采购作业操作规程 (一)基本规定 1、本公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。 2、供应部门应根据销售部门下达的销售订单计划结合库存物资的数量、生产耗用进度的实际需要编制采购计划，报总经理(或其授权人员)批准后执行。 3、供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。 4、采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采 购计划，经确认无误后开具《入库单》或《代保管送检入库单》，交质检部门进行质量检验，检验合格的入库物资交仓库进行点数入库。 5、除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签字确认，以明确双方的经济责任。赊购入库物资实行代保管管理方式，供货商持有的《代保管送检入库单》不得作为结算付款的凭证。 6、入库物资检验过程中，对现款采购的物资实行全检的方式进行质量检验，对赊销采购的物资除新的供货商需要实行全检外，对信誉好的老的供货商可以实行抽检的方式进行质量检验。质量检验按照本公司规定的技术标准、图样或封样件的有关要求执行。 对于同一型号、多家供货商的入库物资，必须要求供货商标上辨认标志，否则将视为不合格产品令其退货。 7、对以赊销方式购入的物资，采用“平时送货、月末挂帐结算”的方式，在公司规定的挂账日，供货方须提交的本厂出具的《代保管送检入库单》、退货出库单，经仓库部门签字确认后，由供应部门填开《挂帐结算单》，报财会部门审核后，分别交由供货方收执及报送有关部门存查。 8、赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知供货方开具发票，收回《挂帐结算单》，并在扣除本期付款金额后重新填开《挂帐结算 单》，经财会部门审核后，交由供货方收执。 9、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。 10、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。 11、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不起的付款凭证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。 12、采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。 篇七：设备采购合同执行与管理的规定 设备采购合同执行与管理的规定 为进一步规范和加强设备采购合同的监督执行与管理，严格监督设备购进、安装及使用情况，积极做好设备后期维修保养工作，防止和避免集团公司的利益受到损害，特制定 本规定。 一、适用范围 本规定适用于项目部、采购部、财务部、技术设备部等对设备采购合同的监督执行与管理工作。 二、采购部职责 1、负责集中管理和传递设备采购合同，按类〈或按工程〉建立合同台帐。 2、负责办理并严格审查设备采购合同货款的承付及申请借款事项。 3、负责设备合同的执行变更及纠纷的处理工作，负责将修改变更后的设备采购合同反映到合同台帐上。 4、设备采购合同生效后，采购负责人根据合同条款规定，要定期清理合同的执行情况，清理内容包括：预付款支付后供应商进行生产准备情况，支付进度款后，设备加工制造完成情况，出厂前的检验、到货、验收付款情况等。 5、负责设备验收入库相关问题的处理，负责设备安装调试中出现的质量异议的处理。凡设备厂家未按合同条款履约的，或验收未通过的设备、零部件、技术服务等，采购负责人应当向设备厂家说明后，及时通知公司财务管理部拒绝付款。只有验收合格时，方可申请继续付款，同时，对于任何设备质量问题或设备厂家技术服务响应不及时等，采购负责人应做到发现后，立即尽最大努力与设备厂家沟通，以确 保设备厂家及时采取纠正措施。 6、负责每年年底对供应方的合同金额、供货情况、信誉度等相关信息做累计评比，作为下次评审合格供应方的依据. 7、参与经济合同纠纷的解决，负责设备采购合同的正式文 本、附件、往来电报、书信等有关材料的收集保管，合同履行完毕要统一存档备查。 三、 财务部职责 1、负责根据财务部的信息需求，分类建立设备合同付款台帐。 2、负责审查设备采购合同的付款条件，按照付款条件的有关规定认真执行。 3、负责及时与采购部进行对接，确定设备到厂情况，根据实际情况进行付款。 四、设备技术部职责 1、负责设备进厂后的检查验收工作，并填写到货单； 2、本着“谁使用、谁维护”的原则，认真执行设备使用与维护规定。主要设备实行包机制（包运转、包维护、包检修）。设备使用实行定人、定机，凭证操作。 3、负责根据合同要求、设备说明书、保养制度等相关资料，建立设备维修保养台账，定期进行检修、保养；发现 设备故障问题，及时与设备供应商沟通，力争在设备质保期内对设备进行及时维修，节省维修费用，延长设备使用寿命。 五、本规定自公布之日起执行。 集团公司 二〇一四年六月一日 篇八：采购合同管理规定 采购合同管理规定 一、采购合同的内容 采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款： （一）商品的品种、规格和数量 商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。 （二）商品的质量和包装 合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、 重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。 （三）商品的价格和结算方式 合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。 （四）交货期限、地点和发送方式 交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式 是送货、代运，还是自提。 （五）商品验收办法 合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。 （六）违约责任 签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金： ①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品； ②不按合同中规定的商品质量标准交货； ③逾期发送商品。 购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等， 应付违约金或赔偿金。 （七）合同的变更和解除条件 合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。 此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。 二、采购合同的签订 （一）签订采购合同的原则 1、合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经 济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。 2、合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。 3、签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。 4、签订合同必须坚持等价、有偿的原则。 5、当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。 6、采购合同应当采用书面形式。 （二）签订采购合同的程序 签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤： 1、订约提议。 订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。 2、接受提议。 接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了 新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。 3、填写合同文本。 4、履行签约手续。 5、报请签证机关签证，或报请公证机关公证。 有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。 三、采购合同的管理 采购合同的管理应当做好以下几方面的工作： （一）加强对公司采购合同签订的管理 加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。 （二）建立合同管理机构和管理制度 建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与 合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。 （三）处理好合同纠纷 当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解 决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。 （四）信守合同，树立企业良好形象 合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。 篇九：采购合同管理规定 采购合同管理规定 1. 适用范围及管理 本规定所指合同包括：采购合同、进口合同、供电供水供气合同、租赁合同（房屋租赁合同、设备租赁合同）、承揽合同（外协合同、制作合同、印刷合同）、建设工程合同（土建、基建、施工、安装装修合同）、运输合同（机组运输、货物运输合同）、技术开发合同、委托合同、保险合同、认证合同等，技术协议、设备试用合同、保密协议、服务协议、合同更改协议、补充协议、质量保证书、保证书、质保函、保函、产品样本、投标书、与合同有关的传真、函件都是合同的组成部分和表现形式。 下列合同不适用于本文件：产品销售合同、产品出口合同、劳动合同、聘用合同。 法律部为公司合同的咨询和监督管理机构。 涉及合同的部门设立1名兼职合同管理员，负责本部 门的合同管理工作。 签订合同应使用公司已有合同范本。使用合同范本可能损害公司利益时，经办人应立即向法律部咨询。法律部负责公司合同范本的制度、修改与更新。 2. 合同订立 公司对外订立合同分5个过程：考察调研技术谈判价格谈判合同条款谈判审批。后一组人员应参考前面的成果。商务合同应与技术协议一致。 合同条款谈判时应特别重视：交货（竣工）时间、付款方式（包括定金、预付款和质保金）、交货（合同履行）地点、违约责任以及法院管辖地。 合同审批流程： 合同实行谁签订/审查、谁负责的原则 紧急或无可比情况下的合同由经办人书面报告总裁或其授权人特批。 3. 合同履行 严格按照合同规定履行合同。 质量异议应经法律部审查，由经办人在下列时限内向对方书面提出： a. 一般采购合同自到货之日起10天内； b. 安装运转后才能发现内在质量缺陷的产品，从运转之日起6个月起； c. 基建、装修合同在质保期内； d. 外协合同自验货之日起30天内。 仓储、检验、设备、使用部门相关人员有责任向经办人书面报告质量异议情况。 合同履行中应特别重视诉讼时效： a. 一般诉讼时效为两年，从权利人知道或者应当知道其权利被侵害时起计算。 b. 下列情形的诉讼时效期间为一年：身体受到伤害要求赔偿的；出售质量未不的商品未声明的；延付或者拒付租金的；寄存财物被丢失或者损毁的。 在合同履行中或者发生纠纷后，一下设计双方权利义务内容的行为须先经法律部审核；设计财物的须经财务部审核； a. 双方协商签订会谈纪要、谅解备忘录； b. 与双方签订验收协议、补充协议、更改协议； c. 向双方发送信件、传真； d. 签收对方函件。 兼职合同管理员跟踪监督本部门签订/涉及的合同的履行，发现问题（例如，双方应付款或应交货时间已超过一年）应立即向合同签订人了解真实情况，并在4小时以内向部门负责人反映，由部门负责人决定是否向法律部申请协助。 4. 合同保管和检查 合同审批原件由相关财务人员保管，合同签订人所在部门存合同原件1份，长期合同和 单项标的20万元以上的增加一份宋资料室存档。 经办部门须建立合同管理台账，按《文件和资料控制程序》的规定保管合同及其附件（包 括招投标文件、所有往来函件、电报、传真、图纸及修改补充协议等），并将合同内容记入《采购合同登记表》。 5. 罚则 下列行为之一，记大过，情节特别严重构成犯罪的，移送司法机关追究其刑事责任： a. 出卖或泄漏合同中价格、客户。付款方式等绝密情报的； b. 合同发生纠纷后隐瞒不报，造成重大损失的； c. 将我方合同资料透露给合同对方就外界的； d. 经办人员的故意或过失，导致在合同纠纷中我方承担违约金、赔偿金；或出现被 有关部门追缴、罚没等情形； e. 不追究对方的违约责任或追究不及时，造成重大损失的； f. 在价格条款谈判中失职，使公司蒙受重大损失的； g. 未按程序办理，在往来函件中放弃我方权利或者接受对方不正当要求，造成重大 损失的。 下列情形之一，记过： a. 将我方已签字但未批准盖章的合同交给对方的（因为一般情况下我方虽不盖章但 签字也可能使合同生效）； b. 技术人员降低标准，致使产品质量低劣、影响使用的； c. 对对方资信、资格审查不严、草率签约、酿成纠纷的； d. 合同发生纠纷后，处理或报告不及时造成损失的； e. 未经授权或超越授权范围签订合同的； f. 丢失合同或有关合同资料，酿成不良后果的。 下列行为之一，记小过： a. 未建立合同管理台账或未将合同内容记入管理台账的； b. 没有及时提出质量异议，贻误索赔时机的； c. 没有严格按照合同条款而出现纠纷，尚未造成损失的； d. 违反本合同管理规定，未造成损失的。 6. 合同纠纷处理 发生合同纠纷后，经办人、本部门负责人和兼职合同管理员应积极与对方协商解决。若协商不成，立即填写《案件、 纠纷处理申请表》，与合同及全部有关证据材料原件一起报公司领导批准后，移送法律部处理。 7. 相关文件 《采购方针》《采购招标流程》《采购及结算规定》 8. 相关表格 《案件、纠纷处理申请表》《采购合同登记》 本文来源：https://www.dywdw.cn/ff90952bb91aa8114431b90d6c85ec3a87c28b3c.html
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2022-07-24
