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。大数据时代的城建档案管理 摘要：随着科学技术的进步，大数据开始引领新时代的发展，云计算、移动互联网、人工智能等技术已经涌入我们的工作、学习、生活中，并逐步改变着我们的思维模式和工作、生活方式。随着城建档案信息化的发展，城建档案作为信息资源的载体，已经从纸质档案向电子档案转变，并且使城建档案数据呈爆炸式增长。随着档案数据的海量增长，需要借助大数据技术挖掘其中蕴含的宝贵资源。 关键词：大数据；城建档案；管理水平 1大数据的特点 大数据并不仅仅指海量数据，它是指“无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产”。大数据有四个特点：大量（volume），多样性（variety），速度快（velocity），有价值（value）。它具有从大量多样的数据中迅速获取有用信息的能力，虽然大数据的价值密度不高，但是通过挖掘大数据中的有用信息，能够获得更高的有用价值。大数据和传统数据库（database）相比具有很大的不同：一是数据库处理数据一般以 MB 为基本单位；大数据以 GB 甚至以 TB、PB、ZB 为基本处理单位。二是数据库的数据以结构化为主，数据种类比较少；大数据的种类繁多，包括结构化、半结构化和非结构化的数据。三是数据库先有模式后产生数据；大数据时代先有数据，然后确定模式，而且模式随着数据量的增长不断变化。四是数据库以数据作为处理对象，大数据时代以数据作为资源来解决其他领域的问题。五是数据库采用一种或少数几种数据工程处理方式，大数据采用新的数据思维方式，从以计算为中心转变为以数据处理为中心。 2城建档案建设现状及问题分析 2.1城建档案管理水平低、服务方式落后，信息化建设滞后 在许多地方，城建档案对内管理方式落后，在档案接收、归档、整理、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅等档案基础工作中仍然是以人工为主；馆藏主要以实体档案为主，仅有部分档案目录信息数字化，大部分馆藏档案没有数字化；档案信息数字化和机读方式、光盘技术水平低；城建档案对外服务方式落后，由于档案信息化建设滞后，没有建设对公众开放的信息服务平台，档案不能在网上查询，公众查阅资料只能在现场对原件进行抄录或复制，查阅时间受8小时工作时间限制，致使查阅者有可能要往返数次才能完成查阅，不方便公众对城建档案信息的查询和利用；城建档案对外服务领域狭窄，对档案资源的开发程度不深，对原始档案信息的研究、编纂不够，对外服务提供的主要是原始信息，缺少编研成果，影响社会对城建档案的综合利用。 2.2管理队伍老龄化、技术水平有待提高 档案管理部门一般都被认为是比较清闲的部门，普遍存在队伍老龄化的问题。虽然各级政府领导都在积极推动信息化管理，但仍然有部分管理人员没有意识到作为档案信息集散地的城建档案馆推进信息化建设的紧迫性和必要性，对建设数字档案馆信心不足，对新知识、新技术的学习有为难情绪，存在知识老化，信息化技术水平偏低，不能够很好地利用计算机等现代信息化设备。 2.3城建档案管理机构设置缺乏系统性，档案信息条块化 在我国各城市，虽然都设有专门的城建档案管理部门，但每个地方的城建档案管理机构所属部门存在很大差异，有的属于城乡建设管理部门，有的则属于其他行政管理部门，致使城建档案机构设置不一致，缺乏系统性，增加了城建档案管理难度。其次，城建档案被城市各职能部门分管。 3构建数字城建档案云平台 大数据的出现颠覆了传统的数据管理方式，基于大数据的这些特点，城建档案馆的档案管理已经不仅仅局限于传统的简单多个、功能单一的数据库管理系统，而是采用有多种功能的大型数据库甚至是数据仓库（data warehouse）综合管理。城建档案系统经过数据采集（data acquisition）得到海量的结构化、半结构化和非结构化数据，对这些数据进行数据清洗（datacleaning），过滤掉不完整、错误、重复的不符合要求的“脏数据”，保留有价值的数据信息，对基础资源如单位、项目、工程、文件、案卷等进行管理，实现电子文档的在线管理、组卷、归档，建立电子档案管理子系统，从而实现目录查询检索，解决城建档案查询的不确定性。将这些数据进行聚类、分类、分析，构造数据模型，根据档案业务流程，建立声像档案管理子系统、地下管线管理子系统等，从而建立城建档案查询系统。通过对利用者的需求进行调查研究，完善档案分析，建立城建档案分析与利用系统，进而建立一个覆盖档案采集、报建、接收、加工、管理、查询、利用、分析、辅助决策及对外窗口全流程的数字城建档案云平台。这个城建档案云平台可以接入地理信息系统 GIS，定位建筑物坐标，构建建筑物轮廓，全方位地展示建筑物的空间信息，实现城建档案立体化管理。对其进一步深入数据挖掘（data mining），从海量、不完全、有噪声、随机的大型城建档案数据库中发现具有潜在价值的有用档案信息。在城建档案咨询利用过程中，利用者对信息检索的需求越来越高，不再仅仅满足于对相关信息的获取，更要求获取有深度的信息内容。在数据挖掘中使用关联检索技术、多媒体检索技术、图像识别技术、语音识别技术等大大提高了检索功能，由传统的查询式服务转变为知识服务，按照人们的需要提供有针对性的信息和知识。要在这些混合性的整体数据中进行分析，探求其中事物之间的关联，可以用适当的统计分析方法对大数据进行详细的研究和概括总结，识别信息需求，收集数据，分析数据，评价并改进数据的有效组成，提取有用的信息，实现数据分析（data analysis），形成结论，从而实现时间周期内、区域内的统计分析，为领导和部门决策提供依据，提升信息决策的科学性。 4大数据时代城建档案建设对策探讨 4.1提高管理水平、加快城建档案信息化建设步伐 在大数据时代，提升档案管理水平、服务水平的关键是提高城建档案管理信息化水平，具体就是尽快完成国家档案局下达的基本建成数字档案馆任务。因为，数字档案馆与传统档案馆相比优势明显，能避免因查阅引起的对传统载体档案的损坏，可推动档案基础工作的全面完成，是实现档案精细化、自动化管理的基础，既能实现对公众提供优质、便捷服务，又能减轻档案管理人员的劳动量、提高工作效率，以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆，是城建档案馆的发展方向，是传统档案馆向现代档案馆转型升级的显著标志，是档案馆同政府其他部门及社会实现对接的需要。 4.2打造一支城建档案管理新团队 因为城建档案管理是一个专业性较强的工作，它需要既懂城建档案管理知识，又懂计算机、信息技术、网络技术的复合型人才，同时还需要懂外语、法律等专业人才，所以要注重团队中专业人才的合理配置，对紧缺专业要有特殊的人才引进计划和培养机制，吸引年轻的专业人才加盟，注重发现和培养中青年业务骨干。提高管理人员对学习必要性的认识，要让他们认识到档案管理技术随着时代进步、技术发展而不断拓展和深化的必要性，认识到提高城建档案信息化水平的紧迫性，增强不思进取、因循守旧必将被时代淘汰的危机感，变被动学习为主动。 4.3健全管理制度，确保工作安全 因为健全的城建档案管理制度，有利于档案的规范化管理，所以必须建立一套完整的既适应传统档案管理，又适应数字化、信息化、网络化档案管理的现代新型城建档案管理制度。要按照国家发布的相关档案管理规范、标准和指南，制定既满足国家要求又适应本地区、本单位需要的城建档案管理制度或办法，使城建档案馆管理有章可循，有据可依。 4.4调整机构、整合资源，解决城建档案信息条块化 城建档案管理是一个系统工程，机构的合理设置，既利于上传下达，政令通畅，又方便横向联系，易于贯彻落实，所以，最好能通过行政手段，调整机构，解决机构设置缺乏系统性的弊端。 结束语 综上所述，大数据时代城建档案的信息化管理势在必行，人们要充分认识到其紧迫性和必要性，在提高信息化水平、人才培养、整合资源、健全制度等方面多下功夫，推动档案管理的信息化进程，更好地服务于城市建设。 参考文献： [1]孙云萍.大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战和途径探索[J].城建档案，2016（6）：12-14. [2]徐进康.大数据时代的城建档案信息系统构建[J].企业改革与管理，2016（10）：60-61. [3]常诚诚，刘腾.大数据时代的城建档案信息系统构建问题研究[J].办公室业务，2016（1）：80. 本文来源：https://www.dywdw.cn/df4879f5f5ec4afe04a1b0717fd5360cbb1a8d17.html
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2022-04-12
